Дипломатическая переписка. Вербальная и личная ноты
Вербальная нота – это наиболее распространенный документ дипломатической переписки. Вербальные ноты используются для рассмотрения и решения широкого круга вопросов, в которых излагаются политически, экономические, научно-технические проблемы как двустороннего, так и многостороннего порядка.
Вербальная нота печатается на нотном бланке, изготовленном на бумаге верже и изображением герба государства.
На нотном бланке изготавливаются первый и второй экземпляры ноты, третий и последующий экземпляры оформляют на обычной бумаге. Если текст ноты занимает больше одной страницы, то вторую и последующие страницы оформляют на бумаге верже того же тона, что и нотный бланк.
Вербальная нота имеет исходящий номер ( № 252), а нота, уходящая из МИД, еще и индекс отдела (№ 351/3ДСНГ). Если при оформлении ноты номер неизвестен, то для него печатают только отметку (№ _____/1ЕД). Никаких дополнительных индексов не делается. Регистрационный номер проставляет под реквизитами бланка (через 2,3,4 инт., в зависимости от объема текста ноты) и центруется относительно длинной строки.
Текст вербальной ноты составляется в 3 л. через 2 инт. Поля: верх/нижн. – 4 см; левое – для текста – 6 см, для адресата – 3 см; правое – 1,5 см.
Текст вербальной ноты начинается и заканчивает комплиментом. Комплимент отсутствует, если нота содержит протест в связи с действиями представителя посольства или государства. Комплимент не употребляется в вербальных нотах, содержащих сообщение об объявлении траура в стране, или в нотах с выражением соболезнования.
Резкие выражения, туманные намеки, сокращения в нотной переписке недопустимы.
Место и дата отправления указывается после текста через 4 инт. к правому молю и максимально может доходить до середины строки.
Текст ноты, включая место и дату составления, следует располагаться в центре страницы, т.е. расстояние от регистрационного номер до текста ноты примерно равно расстоянию от места и даты составления до адресата.
Адресат оформляется в левом нижнем углу и всегда на первом листе ноты.
Вербальная нота скрепляется гербовой печатью министерства или посольства. Печать проставляется под текстом ноты, рядом с местом и датой отправления. Должен быть четким. Печатью заверяют первый и второй экземпляры ноты.
Личная нота – это документ дипломатической переписки, содержащий информацию о каком-либо крупном событии. Направляется по вопросам важного и принципиального значения.
Первый и второй экземпляры личной ноты печатаются на нотном бланке, изготовленном на бумаге верже с изображением герба гос-ва. Исходящий номер, индекс отдела на первом экземпляре не указываются, а проставляются только на экземпляре, остающемся в деле.
Перед текстом к правому полю указывается место и дата подписания, число ставится от руки лицом, подписывающим ноту.
Личная нота составляется в 1 л. от имени лица, подписавшего ноту. Текст начинается с обращения: «Господин Министр», «Господин Посол» и т.д. В обращении допускается добавление «уважаемый».
Далее с красной строки и с большой буквы идет смысловая часть ноты. Тональность личных нот может быть более или менее теплой. В зависимости от практики и в порядке взаимности слово «Господин» можно писать полностью, либо в сокращении «Г-н».
В последние годы большое распространение получил обмен личными посланиями глав государств и правительств. В этих посланиях, как и в личных нотах, имеются протокольные формулы: «Уважаемый Господин Президент».
Личная нота заканчивается комплиментом, в котором автор «свидетельствует свое уважение»или «С уважением», «С искренним уважением».
Личная и вербальная ноты имеют личную подпись отправителя на первом и втором экз. документа.
Адресат размещается в левом нижнем углу на первом листе ноты, независимо от кол-ва листов. В адресате проставляется ранг лица, которому направляется нота.
В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимного уважения, перед фамилией лица, которому направляется личная нота, употребляется титул.
На конверте указывается формулировка адреса как в личной ноте.
Требования к полям и интервалам как и в вербальной ноте.
Отметка о наличии приложения в нотах оформляется на левом поле по центру (относительно ширины поля) шрифтом меньше, чем текст самой ноты. Отметку располагают напротив строки текста, где оговаривается наличие приложения.
Источник
III. Вербальные ноты, памятные записки
20. Вербальная нота Комиссии оформляется на бланке, изготовленном по установленной Правилами внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии форме (прилагается).
Бланк вербальной ноты изготавливается на листе бумаги формата A4 со следующими параметрами полей страницы: левое — 35 мм, правое — 15 мм, верхнее — 20 мм, нижнее — 20 мм.
21. Бланк вербальной ноты имеет следующие реквизиты:
1) изображение флагов. Цветные изображения государственных флагов государств-членов помещаются по верхней границе текстового поля по центру страницы в границах текстового поля. Размеры комплексного графического объекта — 10 x 60 мм в пределах левой зоны бланка, ограничиваемой 70 мм от левой границы текстового поля, с выравниванием по центру относительно наименования Комиссии;
2) наименование Комиссии. Наименование Комиссии — «ЕВРАЗИЙСКАЯ ЭКОНОМИЧЕСКАЯ КОМИССИЯ» — печатается в 3 строки с выравниванием по центру относительно самой длинной строки реквизита в пределах левой зоны бланка, ограничиваемой 70 мм от левой границы текстового поля, на расстоянии 1 интервала от изображения государственных флагов прописными буквами полужирным шрифтом размера N 18 синего цвета (с параметрами в текстовом редакторе Microsoft Word — RGB: 6-25-162);
3) регистрационный номер. Отметка для проставления регистрационного номера ноты, обозначаемая знаком «N» и прочерком, предназначенным для рукописного указания регистрационного номера, от последнего слова реквизита наименования Комиссии отделяется 1 интервалом.
22. При подготовке вербальной ноты к печати на соответствующем бланке соблюдаются следующие правила оформления реквизитов:
1) регистрационный номер указывается в месте, отведенном для оформления вербальной ноты.
Регистрация вербальных нот, оформляемых для препровождения международных договоров, актов международного характера, выполнения депозитарных функций, осуществляется Департаментом протокола и организационного обеспечения и заключается в присвоении вербальной ноте номера, состоящего из буквенного индекса, обозначающего инициалы фамилии и имени члена Коллегии (согласно буквенным сокращениям для регистрации документов за подписью членов Коллегии, утвержденным Председателем Коллегии), подписавшего вербальную ноту, порядкового номера документа, указываемого через дефис, и индекса структурного подразделения Комиссии, приводимого через дробь. Например: «ХВ-577/03»;
2) текст вербальной ноты отделяется от предыдущего реквизита 2 — 4 интервалами и печатается с отступом от левой границы текстового поля 30 — 40 мм, выравнивается по левой и правой границам текстового поля, печатается через 1,5 междустрочного интервала (в случае необходимости рационального размещения текста — через междустрочный интервал с множителем 1,3) с абзацным отступом 10 мм от левой границы текстового поля шрифтом размера N 14.
Текст вербальной ноты составляется от имени Комиссии, начинается и заканчивается формулами вежливости. Например:
3) отметка о наличии приложения отделяется от последней строки текста вербальной ноты, печатается с отступом от левой границы текстового поля 30 — 40 мм и оформляется в соответствии с общими требованиями к оформлению документов (приложение N 4);
4) место и дата печатаются на расстоянии, достаточном для размещения оттиска печати Комиссии, таким образом, чтобы оттиск захватывал дату ноты.
Место и дата указываются в одной строке, выравниваются по правой границе текстового поля. Например:
г. Москва, 20 июня 2012 г.
5) адресат вербальной ноты печатается на расстоянии 1 — 2 интервалов от нижней границы текстового поля с отступом от левой границы текстового поля 30 — 40 мм, с выравниванием по центру относительно самой длинной строки адресата.
Наименование адресата печатается прописными буквами полужирным шрифтом размера N 16 через 1 междустрочный интервал.
Название населенного пункта нахождения адресата печатается на отдельной строке с указанием сокращенного наименования типа населенного пункта и полного названия населенного пункта. Например:
Вербальная нота не подписывается.
23. Памятная записка составляется на стандартном листе формата A4 с соблюдением требований к оформлению реквизитов адреса (адресата) текста письма иностранному адресату с учетом следующих требований:
1) памятная записка составляется, как правило, безлично, не подписывается, не содержит обращения, а также принятых в переписке с иностранными адресатами и дипломатической переписке заключительных формул вежливости;
2) вид документа — «ПАМЯТНАЯ ЗАПИСКА» — печатается прописными буквами полужирным шрифтом. Заголовок к тексту памятной записки по общему правилу не составляется;
3) текст памятной записки отделяется от наименования вида документа 2 — 3 междустрочными интервалами.
В тексте памятной записки может приводиться предваряющая формула вежливости. Например:
Евразийская экономическая комиссия свидетельствует свое уважение.
Цели памятной записки (напоминание, привлечение внимания и др.) выражаются в формулировках «приходится констатировать. «, «обращает внимание. «, «имеет честь сообщить, что. «;
4) в памятной записке указываются дата и место ее составления, которые оформляются по правилам, установленным для оформления писем иностранным адресатам.
Источник
2.5.7. Подготовка личных и вербальных нот, памятных записок и других документов, направляемых представителям иностранных государств
2.5.7. Подготовка личных и вербальных нот, памятных
записок и других документов, направляемых представителям
В Министерстве приняты следующие виды документов дипломатической переписки, различные по содержанию и техническому оформлению:
Документы, направляемые в посольства (консульства), миссии, представительства иностранных государств по торгово-экономическим вопросам, а также в другие иностранные организации, находящиеся в г. Москве и за границей, составляются на русском языке на тисненом бланке Министерства. В необходимых случаях к подлинному документу прилагается его неофициальный перевод на языке адресата. Неофициальный перевод печатается на чистом листе бумаги, не подписывается, не имеет печати, сверху в правом углу перед текстом печатается: «Неофициальный перевод».
Форма ответа должна соответствовать форме присланного документа: на вербальную ноту отвечают вербальной нотой, на личное письмо — личным письмом и т.п.
Все исходящие документы печатаются исполнителем в том количестве экземпляров, которое требуется для рассылки во все заинтересованные органы и организации. На экземпляре, предназначенном для передачи иностранным представителям, не проставляются фамилия и телефон исполнителя, количество отпечатанных экземпляров, рассылка и другое. Все указанные реквизиты помещаются на визовом экземпляре документа, остающемся в деле.
На первом экземпляре личных писем, личных нот, памятных записок, частных писем исходящие регистрационные номера не проставляются. Они проставляются на втором и последующих экземплярах.
На копии документа, вручаемого иностранному представителю во время беседы, делается отметка в левом нижнем углу последнего листа: кто, кому и когда передал документ.
Конверты для писем подготавливает исполнитель. Адрес на конвертах для отправки за границу пишется на русском языке, языке страны назначения (или на английском языке).
Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.
Личное письмо является документом, который используется в переписке Министерства с иностранными посольствами (консульствами), миссиями, представительствами иностранных государств по торгово-экономическим вопросам и другими иностранными организациями.
В личном письме излагаются вопросы самого разнообразного характера. Личное письмо составляется от имени лица, подписывающего письмо.
Личное письмо печатается на тисненом бланке.
В правом верхнем углу бланка печатаются название города, откуда отправляется письмо, дата отправления проставляется от руки при регистрации.
Москва, » » апреля 2017 года
Текст письма начинается с обращения к адресату по должности или фамилии. В обращении принято слово «Уважаемый».
Уважаемый господин Торговый советник,
Уважаемый господин Бонд,
Письмо заканчивается комплиментом, то есть выражением уважения.
С глубоким уважением. или
Реквизит «Подпись» отделяется от текста 3 межстрочными интервалами, состоит из инициала имени, фамилии и должности и печатается по центру правой части листа. Под текстом письма ставится личная подпись лица, от имени которого написано письмо.
Адрес в письме печатается на первой странице в левом нижнем углу независимо от количества страниц письма.
В адресе указываются инициалы, фамилия, полная официальная должность адресата, названия страны и города, которые пишутся каждый с новой строки и с прописной буквы, при этом слово «Господин» пишется полностью.
Исходящий номер на подлиннике не указывается, он проставляется на конверте. Образец оформления личного письма представлен в приложении N 65 к настоящей Инструкции.
Личная нота посылается по важным и принципиальным вопросам или в порядке официальной информации о каком-либо существенном событии, а также в ответ на полученную личную ноту.
Личная нота оформляется так же, как и личное письмо.
Текст личной ноты начинается с обращения.
Послу — Господин Посол, Ваше Превосходительство
Посланнику — Господин Посланник, Господин Министр
Торговому советнику — Господин Торговый советник
Временному поверенному в делах — Господин Поверенный в делах (прилагательное «временный» в обращении обычно не пишется). Если Временным поверенным в делах будет являться советник в ранге Посланника, то обращение к нему — Господин Министр.
В обращении иногда принято добавление слова «уважаемый» (особенно в порядке взаимности).
После обращения излагается текст, который в большинстве случаев начинается словами «Имею честь. «.
Личная нота заканчивается комплиментом, то есть выражением уважения.
Обращение и комплимент в личной ноте пишутся, как правило, от руки лицом, подписавшим ее.
Послу или Министру — Прошу Вас, господин Посол (господин Министр), принять уверения в моем весьма высоком уважении;
Посланнику — Прошу Вас, господин Посланник (господин Министр), принять уверения в моем весьма высоком уважении;
Торговому советнику — Прошу Вас, господин Торговый советник (или фамилия), принять уверения в моем высоком уважении;
Временному поверенному в делах — Прошу Вас, господин Поверенный в делах, принять уверения в моем глубоком уважении (или почтении)
Личные ноты часто заканчиваются другими видами комплиментов:
«С искренним уважением»
или «С глубоким уважением»,
или «Искренне Ваш»,
или «С уважением»
В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности перед фамилией лица, которому посылается личная нота, употребляется его титулование. Образец оформления личной ноты представлен в приложении N 66 к настоящей Инструкции.
Вербальная нота посылается в иностранное посольство (консульство) в случае, когда перед ним ставится официальный вопрос, или в ответ на вербальную ноту, а также может посылаться в инициативном порядке.
Она печатается на тисненом бланке, имеет исходящий номер, который обычно пишется от руки под изображением Государственного герба Российской Федерации и названием Министерства.
Текст таких нот составляется в третьем лице и начинается с обращения, содержащего комплимент.
«Министерство экономического развития Российской Федерации свидетельствует свое уважение (или «почтение») Посольству Исландии и имеет честь. » (далее идет текст ноты).
Текст вербальной ноты должен быть ясным и четким.
Исходя из принципа взаимности и на основе общепринятой международной протокольной практики необходимо употребление формулы вежливости и в конце нот, посылаемых Министерством.
«Министерство пользуется случаем, чтобы возобновить Посольству уверения в своем весьма высоком уважении (почтении)».
Вербальная нота не подписывается, на ней ставится печать с изображением Государственного герба Российской Федерации.
Под текстом ноты справа указываются город и дата отправки, здесь же ставится печать. Печать на вербальной ноте ставится при наличии визы заместителя Министра.
Адрес в вербальной ноте указывается в левом нижнем углу на первой странице документа независимо от количества страниц.
Образец оформления вербальной ноты представлен в приложении N 67 к настоящей Инструкции.
Памятная записка, как правило, вручается лично в подтверждение сделанного во время беседы устного заявления или высказанной просьбы.
Памятная записка составляется в безличной форме, с употреблением безличных выражений и не содержит в тексте какого-либо обращения и комплимента.
Памятная записка печатается на простой бумаге, без герба. Адрес и исходящий номер не ставятся, указываются лишь место (город) и дата вручения. Над текстом обычно печатается заголовок — «ПАМЯТНАЯ ЗАПИСКА».
Источник