Нота как деловой документ

НОТА ДИПЛОМАТИЧЕСКАЯ

НОТА ДИПЛОМАТИЧЕСКАЯ — в современной ди­пло­ма­тии вид пе­ре­пис­ки.

Нота дипломатическая под­раз­де­ля­ют­ся на вер­баль­ные и лич­ные. Вер­баль­ная (от лат. verbalis — уст­ный, сло­вес­ный) но­та не име­ет лич­ной под­пи­си и со­став­ля­ет­ся в 3-м ли­це. При оформ­ле­нии вер­баль­ной но­ты на ней про­став­ля­ет­ся по­ряд­ко­вый но­мер, да­та, от­пра­ви­тель и го­род от­сыл­ки. Та­кая нота скре­п­ля­ет­ся пе­ча­тью уч­ре­ж­де­ния, на­прав­ляю­ще­го её (внеш­не­по­ли­тического ве­дом­ст­ва или по­соль­ст­ва). Яв­ля­ет­ся наи­бо­лее рас­про­стра­нён­ным ви­дом ноты дипломатической. Мо­жет со­став­лять­ся по ши­ро­ко­му кру­гу во­про­сов (ин­фор­ма­ция, под­твер­ждаю­щая при­бы­тие но­вых ди­пло­ма­тов в по­соль­ст­во, ре­ги­ст­ра­ция слу­жеб­но­го ав­то­мо­би­ля и др.). Ка­кой-ли­бо осо­бой рег­ла­мен­та­ции под­ле­жа­щих из­ло­же­нию во­про­сов в вер­баль­ной ноте дипломатической нет — ори­ен­ти­ром яв­ля­ют­ся тра­ди­ции и прак­ти­ка стра­ны пре­бы­ва­ния. Вер­баль­ная но­та на­чи­на­ет­ся с об­ра­ще­ния, ко­то­рое долж­но со­дер­жать про­то­коль­ный ком­пли­мент: например, «По­соль­ст­во Рос­сий­ской Фе­де­ра­ции сви­де­тель­ст­ву­ет свое ува­же­ние Ми­ни­стер­ст­ву ино­стран­ных дел (ука­зы­ва­ет­ся пол­ное на­зва­ние стра­ны) и име­ет честь со­об­щить…» (да­лее сле­ду­ет со­дер­жательная часть). За­вер­ша­ет­ся вер­баль­ная но­та вто­рым ком­пли­мен­том: «По­соль­ст­во во­зоб­нов­ля­ет Ми­ни­стер­ст­ву уве­ре­ния в сво­ем весь­ма вы­со­ком ува­же­нии». От­сут­ст­вие ком­пли­мен­та мо­жет стать пред­ме­том ди­пло­ма­тического реа­ги­ро­ва­ния. Ком­пли­мент не ис­поль­зу­ет­ся в ноте дипломатической, со­об­щаю­щих об объ­яв­ле­нии трау­ра в стра­не или вы­ра­жаю­щих со­бо­лез­но­ва­ние. В об­ме­не вер­баль­ны­ми но­та­ми ме­ж­ду пра­ви­тель­ст­ва­ми так­же от­сут­ст­ву­ет фор­му­ла веж­ли­во­сти.

Лич­ная но­та на­прав­ля­ет­ся от име­ни од­но­го ли­ца дру­го­му ли­цу и со­дер­жит важ­ную ин­фор­ма­цию или по­свя­ща­ет­ся важ­но­му со­бы­тию (вы­бо­ры но­во­го пре­зи­ден­та, пар­ла­мен­та, из­ме­не­ние кон­сти­ту­ции, на­зна­че­ние но­во­го пра­ви­тель­ст­ва и т. п.). Лич­ная нота дипломатическая на­прав­ля­ет­ся и то­гда, ко­гда её со­дер­жа­ние ка­са­ет­ся лич­но от­пра­ви­те­ля (например, отъ­езд по­сла за пре­де­лы го­су­дар­ст­ва ак­кре­ди­та­ции, по­здрав­ле­ние ди­пло­ма­та с днём ро­ж­де­ния, на­гра­ж­де­ни­ем ор­де­ном, при­свое­ни­ем по­чёт­но­го зва­ния, а так­же вы­ра­же­ние со­бо­лез­но­ва­ния). Лич­ны­ми но­та­ми об­ме­ни­ва­ют­ся ру­ко­во­ди­те­ли внеш­не­по­ли­тических ве­домств, ди­пло­ма­тических пред­ста­ви­тельств, кон­суль­ских уч­ре­ж­де­ний, по­сто­ян­ные пред­ста­ви­те­ли при ме­ж­ду­народных ор­га­ни­за­ци­ях, ру­ко­во­ди­те­ли ме­ж­ду­народных де­ле­га­ций, ре­же — по­слы по осо­бым по­ру­че­ни­ям и специальные по­слан­ни­ки глав го­су­дарств. Лич­ная нота дипломатическая вы­пол­ня­ет­ся на специальной бу­ма­ге вы­со­ко­го ка­че­ст­ва. Вы­ход­ные дан­ные весь­ма крат­ки: в верх­нем пра­вом уг­лу ука­зы­ва­ет­ся го­род, где вы­пол­нен до­ку­мент, и да­та его от­прав­ле­ния. Ад­рес по­лу­ча­те­ля пи­шет­ся в ниж­нем ле­вом уг­лу нот­но­го блан­ка с ука­за­ни­ем фа­ми­лии, име­ни, долж­но­сти в её пол­ном на­пи­са­нии. Лист вкла­ды­ва­ет­ся в кон­верт тех же раз­ме­ров, на кон­вер­те дуб­ли­ру­ет­ся ад­рес, ука­зан­ный в са­мой но­те. Пе­чать на лич­ную но­ту не ста­вит­ся.

С нотой дипломатической (вер­баль­ной или лич­ной) мо­гут быть на­прав­ле­ны ме­мо­ран­дум или па­мят­ная за­пис­ка. Па­мят­ная за­пис­ка не со­дер­жит об­ра­ще­ния, ком­пли­мен­та и пе­ча­та­ет­ся на обыч­ной бу­ма­ге. Ме­мо­ран­дум го­то­вит­ся на специальной бу­ма­ге. Пе­чать на этих до­ку­мен­тах не ста­вит­ся.

Источник

Нота как деловой документ

В книге даются практические рекомендации по составлению наиболее распространенных видов деловых писем, включая переписку с религиозными и дипломатическими ведомствами.

Издание рассчитано на молодых специалистов и начинающих менеджеров в области международного сотрудничества, студентов факультетов международных отношений, учащихся специальных курсов, а также на широкий круг читателей, интересующихся данной тематикой.

Книга: Этикет делового письма

Виды дипломатической переписки

Вся дипломатическая переписка осуществляется, главным образом, в форме нот (лат. nota – знак, замечание). При этом следует иметь в виду, что изложенные и сформулированные в нотах факты выражают официальную точку зрения государства, которое представляет соответствующее дипломатическое или консульское учреждение. Ноты, по традиции, охватывают все виды переписки между дипломатическими и консульскими представительствами с федеральными и местными властями. Они могут быть написаны от первого или третьего лица, могут быть как официальными, так и неофициальными. Ноты отправляются с курьером, а также могут вручаться во время личной беседы.

Ноты подразделяются на:

Дипломатические послания могут также излагаться в форме па

мятных записок, меморандумов, манифестов и даже ультиматумов.

Выбор вида документа дипломатической переписки зависит от конкретной цели, которую намерен достигнуть отправитель, а при ответе на ноту – в зависимости от того, какова была форма послания, на которое планируется направить ответ, каковы содержание и цель этого ответа, а также какие стереотипы приняты на этот счет в стране получателя и стране отправителя. Как правило, ответная корреспонденция направляется в той же форме, что и полученная.

Глава каждого дипломатического или консульского представительства сам решает, какую форму переписки будет использовать в общении с властями страны пребывания и со своими коллегами по дипломатическому корпусу, однако при этом он всегда должен ориентироваться на местный протокол и обычаи.

Для написания официального дипломатического письма часто используется форма личной ноты. Направление такого вида документа в международной практике означает, что изложенному в ноте вопросу придается особо серьезное значение. В большинстве случаев личная нота содержит информацию о каком-то важном событии и выражает отношение к нему.

Личная нота составляется от имени подписывающего ее лица и начинается с обращения к лицу, которому адресована. После изложения фактической стороны дела нота заканчивается трафаретной формулой вежливости. В случае если сказанного в ноте недостаточно для подробного изложения или освещения вопроса, к ней прилагается меморандум с обоснованием приведенных положений, изложением документального, справочного и цифрового материала, юридической аргументацией и прочим. Документ печатается на специальном нотном бланке с вытисненным государственным гербом и вытесненной надписью под гербом, например, Представительство Министерства иностранных дел Российской Федерации в Санкт-Петербурге. В верхнем правом углу личной ноты проставляются место и дата отправки. В левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц текста, проставляется адрес, состоящий из инициалов, фамилии и полной официальной должности лица, которому нота предназначена. Тональность личных нот может быть более или менее теплой.

Если такой документ начинается словами: «Господин Министр» или «Господин Посол» и заканчивается «С уважением» (без «искреннего» или «глубокого»), то это свидетельствует о намерении автора сделать ноту сдержанной, например, сообщая о каких-то серьезных разногласиях в оценке тех или иных событий. Автор письма может начать личную ноту и такими словами: «Уважаемый господин Министр» или «Уважаемый господин посол» и закончить комплиментом: «С искренним уважением», с тем, чтобы придать документу более теплый и дружеский характер.

Министерства иностранных дел

город Орел, 22 августа 2016

Уважаемый господин Войчеховский,

прошу принять мою искреннюю благодарность за Ваше дружеское поздравление по случаю успешного выступления российских спортсменов на Международных Олимпийских играх в Бразилии.

Полностью разделяю Ваше мнение, что этот успех стал результатом серьезной подготовки российских спортсменов, а также умения бороться и побеждать в сложных условиях.

С искренним уважением_________________________

Генеральному консулу Республики

Форма обращения в личной ноте зависит также и от конкретного случая, и от местной практики.

В письме к министру обращение может начинаться словами: «господин Министр» или «Ваше Превосходительство». В письме к послу или посланнику – «господин Посол (Посланник)» или «Ваше Превосходительство», временному поверенному в делах – «господин Поверенный в делах». Если поверенный в делах (то есть руководитель посольства в отсутствие посла) имеет ранг советника-посланника, то к нему следует обращаться «господин Министр».

Заключительные комплименты применяются с учетом политического, служебного положения или ранга адресата. Например, в обращениях к премьер-министру, председателю парламента, министру иностранных дел, другим министрам и послам принято также писать: «Прошу Вас (указывается должность) принять уверения в моем весьма высоком к Вам уважении». На комплимент – «весьма высокое уважение», как и на обращение «Ваше Превосходительство», – имеют право также лица, находящиеся в отставке. Заместителям министра, директорам департаментов, если они не имеют ранга посла, посланникам, советникам-посланникам и лицам равноценного им положения пишут: «Прошу Вас (указывается должность) принять уверения в моем высоком уважении»; Временному Поверенному в делах (не имеющему ранга посланника) – «Прошу Вас, господин Поверенный в делах, принять уверения в моем глубоком уважении (или почтении)». В местной протокольной практике отдельных стран могут быть некоторые особенности в применении комплиментов (или отклонении от общепринятых).

После комплимента следует личная подпись посылающего ноту лица, которая должна быть разборчива. Печать на личной ноте не ставится. В левом нижнем углу, всегда на первой странице, пишется адрес лица, которому направляется нота. Адрес состоит из соответствующего титулования («Его Превосходительству», или «Е.П.», например), имени и фамилии, официальной должности лица, названия представляемой им страны и ее столицы. Этот же адрес печатается на конверте, в котором отправляется личная нота.

Печать на личной ноте, а также фамилия лица, подписывающего такой дипломатический документ, не проставляются.

Наиболее распространенной формой дипломатической переписки является вербальная нота. В дипломатическом обиходе такой документ означает: он должен быть принят во внимание. Посредством таких документов министерства иностранных дел, дипломатические и консульские представительства осуществляют повседневные официальные контакты.

В отличие от личной, вербальная нота носит менее официальный характер и не подписывается отправителем. Текст документа начинается с заголовка «Вербальная нота». Он обычно бывает кратким, не более чем на одну-две страницы.

В вербальной ноте может излагаться самый разнообразный круг вопросов – от политических до сугубо служебных, – в том числе информация протокольного характера (организация культурно-ознакомительных мероприятий, приглашение к участию в торжествах, ритуальных акциях), запросы о предоставлении виз и тому подобное. Ею пользуются также в качестве сопроводительного письма к меморандуму либо для напоминания об ожидании ответа на предыдущие ноты или устные заявления. Вербальная нота составляется в третьем лице от имени направляющего ее дипломатического представительства или ведомства внешних сношений одной страны соответствующему представительству или ведомству другой страны. Отправитель парафирует ноту, то есть вместо подписи под текстом ставит свои инициалы, и скрепляет ее печатью. Дата проставляется на отдельной строке после последнего слова текста ноты. В нижнем левом углу пишется полное название ее получателя.

Вербальная нота начинается с обращения стереотипной формы: «Генеральное консульство (далее название государства) свидетельствует свое уважение (далее полное наименование адресата, причем принято писать полное официальное название государства как отправителя, так и получателя) и имеет честь сообщить…». В случае ответа после обращения пишется: «В связи с нотой Представительство Министерства иностранных дел Российской Федерации в Санкт-Петербурге №… от (указание даты) имеет честь сообщить…». Заканчивается вербальная нота комплиментом, который обычно формулируется следующим образом: «Генеральное консульство пользуется случаем, чтобы возобновить Посольству (Представительству МИД России) уверения в своем самом высоком уважении». Комплимент опускается только в случае, если в документе содержится протест по поводу неправомерных действий адресата, грубого нарушения его представителями норм поведения и тому подобное. Иногда в комплименте опускаются слова «пользуется этим случаем», когда, например, в ноте сообщается о дорожно-транспортном происшествии с участием дипломата, в результате которого имеются человеческие жертвы. Комплимент может принять следующую форму: «Министерство возобновляет Посольству уверения в своем высоком уважении». Комплимент полностью отсутствует, если нота содержит протест в связи с действиями представителей посольства или государства: попытка заниматься незаконной деятельностью, грубое нарушение норм поведения и т. п.

Если вербальная нота министерства является ответом на ноту посольства, то она должна начинаться со слов: «Министерство иностранных дел Российской Федерации свидетельствует свое уважение Посольству Соединенных Штатов Америки и, в связи с нотой Посольства №… от…… (число, месяц, год), имеет честь сообщить следующее…»

Что касается языка вербальной ноты, то в переписке недопустимы резкие выражения, оскорбляющие достоинства фразы, туманные намеки, восклицательные знаки, сокращения и употребление слов, имеющих двоякое толкование. Работая, например, над текстом ноты, содержащей протест, надо помнить, что она может быть не принята, что, в свою очередь, может привести к конфликтной ситуации. В дипломатической практике иногда бывают случаи, когда адресат отказывается принять присланный или врученный ему документ, считая его оскорбительным или некорректным, и возвращает его отправителю с письменным или устным объяснением мотивов. Однако при наличии хороших отношений между обоими государствами адресат рекомендует отправителю, во избежание нежелательной огласки, взять свою ноту обратно, после чего она считается не посланной.

Как и личные, вербальные ноты печатаются на гербовой бумаге высокого качества, под гербом страны располагается название организации-отправителя, а в левом нижнем углу печатается адрес получателя с указанием министерства, дипломатического или консульского учреждения и столицы представляемой страны.

Вербальная нота имеет исходящий номер, шифр и дату отправления, например: № 14/1 ЕО. Никаких дополнительных индексов не ставится. В случае необходимости подобные пометки делаются на копии, которая передается «в дело».

В далеком прошлом выбор формы ноты – личной (подписанной) или вербальной (без подписи) – увязывался с состоянием отношений между государствами-субъектами переписки. Историками дипломатии в этой связи упоминается, в частности, факт перехода России в преддверии первой мировой войны в своих сношениях с правительством Австро-Венгрии лишь на вербальные ноты по всем поводам, что сведущими людьми расценивалось как явный признак натянутости, ухудшения отношений между двумя странами. В наши дни выбору формы ноты (личная или вербальная) уже не придается такой драматизации, и они рассматриваются как полностью равноценные.

Широко распространена также форма письменного обращения одновременно к нескольким государствам, государственным органам или сразу к нескольким дипломатическим миссиям. Такой документ называется циркулярная нота.

Источник