Нота дипломатическая — тонкости международного общения
Дипломатическая нота — разновидность дипломатической переписки.
Дипломатическая нота бывает вербальной и личной. Первая прописывается в третьем лице без личной подписи. Содержит порядковый номер, дату, отправителя и город. Скрепляется печатью. Может обозревать широкий перечень вопросов в зависимости от традиций конкретного государства. Начинается с протокольного обращения. Например, «Посольство Российской Федерации свидетельствует свое уважение Министерству иностранных дел…» Заканчивается также традиционно: «Посольство возобновляет Министерству уверения в своем весьма высоком уважении». Отсутствие комплимента может указывать на необходимость в дипломатическом реагировании. При этом его не пишут в соболезнованиях или во время траура. Кроме того, при обмене вербальными нотами между правительствами нет формул вежливости.
Нота личная отправляется от одного лица другому. Содержит серьезные аспекты или пишется в связи с важным событием (например, выборы, изменение конституции или состава правительства). Также может отправляться, когда вопрос касается конкретно отправителя (например, награждение или уход с поста). Посредством личных нот общаются руководители дипломатических ведомств, консульств, международных организаций, делегаций и т. д., реже — послы и только в свете особых поручений. Пишется на специальной бумаге, отличающейся высоким качеством. Содержит город, дату, адрес получателя и его полную должность. Письмо вкладывается в конверт того же формата. При этом на нем дублируется адрес получателя. Печать в личной ноте не ставится.
Как с вербальной, так и с личной нотой могут отправляться меморандумы и памятные записки. Последняя не имеет обращения и комплимента и пишется на простой бумаге. Для меморандумов используют специальную бумагу. Однако и для него, и для памятной записки печати не применяются.
Источник
2.5.7. Подготовка личных и вербальных нот, памятных записок и других документов, направляемых представителям иностранных государств
2.5.7. Подготовка личных и вербальных нот, памятных
записок и других документов, направляемых представителям
В Министерстве приняты следующие виды документов дипломатической переписки, различные по содержанию и техническому оформлению:
Документы, направляемые в посольства (консульства), миссии, представительства иностранных государств по торгово-экономическим вопросам, а также в другие иностранные организации, находящиеся в г. Москве и за границей, составляются на русском языке на тисненом бланке Министерства. В необходимых случаях к подлинному документу прилагается его неофициальный перевод на языке адресата. Неофициальный перевод печатается на чистом листе бумаги, не подписывается, не имеет печати, сверху в правом углу перед текстом печатается: «Неофициальный перевод».
Форма ответа должна соответствовать форме присланного документа: на вербальную ноту отвечают вербальной нотой, на личное письмо — личным письмом и т.п.
Все исходящие документы печатаются исполнителем в том количестве экземпляров, которое требуется для рассылки во все заинтересованные органы и организации. На экземпляре, предназначенном для передачи иностранным представителям, не проставляются фамилия и телефон исполнителя, количество отпечатанных экземпляров, рассылка и другое. Все указанные реквизиты помещаются на визовом экземпляре документа, остающемся в деле.
На первом экземпляре личных писем, личных нот, памятных записок, частных писем исходящие регистрационные номера не проставляются. Они проставляются на втором и последующих экземплярах.
На копии документа, вручаемого иностранному представителю во время беседы, делается отметка в левом нижнем углу последнего листа: кто, кому и когда передал документ.
Конверты для писем подготавливает исполнитель. Адрес на конвертах для отправки за границу пишется на русском языке, языке страны назначения (или на английском языке).
Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.
Личное письмо является документом, который используется в переписке Министерства с иностранными посольствами (консульствами), миссиями, представительствами иностранных государств по торгово-экономическим вопросам и другими иностранными организациями.
В личном письме излагаются вопросы самого разнообразного характера. Личное письмо составляется от имени лица, подписывающего письмо.
Личное письмо печатается на тисненом бланке.
В правом верхнем углу бланка печатаются название города, откуда отправляется письмо, дата отправления проставляется от руки при регистрации.
Москва, » » апреля 2017 года
Текст письма начинается с обращения к адресату по должности или фамилии. В обращении принято слово «Уважаемый».
Уважаемый господин Торговый советник,
Уважаемый господин Бонд,
Письмо заканчивается комплиментом, то есть выражением уважения.
С глубоким уважением. или
Реквизит «Подпись» отделяется от текста 3 межстрочными интервалами, состоит из инициала имени, фамилии и должности и печатается по центру правой части листа. Под текстом письма ставится личная подпись лица, от имени которого написано письмо.
Адрес в письме печатается на первой странице в левом нижнем углу независимо от количества страниц письма.
В адресе указываются инициалы, фамилия, полная официальная должность адресата, названия страны и города, которые пишутся каждый с новой строки и с прописной буквы, при этом слово «Господин» пишется полностью.
Исходящий номер на подлиннике не указывается, он проставляется на конверте. Образец оформления личного письма представлен в приложении N 65 к настоящей Инструкции.
Личная нота посылается по важным и принципиальным вопросам или в порядке официальной информации о каком-либо существенном событии, а также в ответ на полученную личную ноту.
Личная нота оформляется так же, как и личное письмо.
Текст личной ноты начинается с обращения.
Послу — Господин Посол, Ваше Превосходительство
Посланнику — Господин Посланник, Господин Министр
Торговому советнику — Господин Торговый советник
Временному поверенному в делах — Господин Поверенный в делах (прилагательное «временный» в обращении обычно не пишется). Если Временным поверенным в делах будет являться советник в ранге Посланника, то обращение к нему — Господин Министр.
В обращении иногда принято добавление слова «уважаемый» (особенно в порядке взаимности).
После обращения излагается текст, который в большинстве случаев начинается словами «Имею честь. «.
Личная нота заканчивается комплиментом, то есть выражением уважения.
Обращение и комплимент в личной ноте пишутся, как правило, от руки лицом, подписавшим ее.
Послу или Министру — Прошу Вас, господин Посол (господин Министр), принять уверения в моем весьма высоком уважении;
Посланнику — Прошу Вас, господин Посланник (господин Министр), принять уверения в моем весьма высоком уважении;
Торговому советнику — Прошу Вас, господин Торговый советник (или фамилия), принять уверения в моем высоком уважении;
Временному поверенному в делах — Прошу Вас, господин Поверенный в делах, принять уверения в моем глубоком уважении (или почтении)
Личные ноты часто заканчиваются другими видами комплиментов:
«С искренним уважением»
или «С глубоким уважением»,
или «Искренне Ваш»,
или «С уважением»
В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности перед фамилией лица, которому посылается личная нота, употребляется его титулование. Образец оформления личной ноты представлен в приложении N 66 к настоящей Инструкции.
Вербальная нота посылается в иностранное посольство (консульство) в случае, когда перед ним ставится официальный вопрос, или в ответ на вербальную ноту, а также может посылаться в инициативном порядке.
Она печатается на тисненом бланке, имеет исходящий номер, который обычно пишется от руки под изображением Государственного герба Российской Федерации и названием Министерства.
Текст таких нот составляется в третьем лице и начинается с обращения, содержащего комплимент.
«Министерство экономического развития Российской Федерации свидетельствует свое уважение (или «почтение») Посольству Исландии и имеет честь. » (далее идет текст ноты).
Текст вербальной ноты должен быть ясным и четким.
Исходя из принципа взаимности и на основе общепринятой международной протокольной практики необходимо употребление формулы вежливости и в конце нот, посылаемых Министерством.
«Министерство пользуется случаем, чтобы возобновить Посольству уверения в своем весьма высоком уважении (почтении)».
Вербальная нота не подписывается, на ней ставится печать с изображением Государственного герба Российской Федерации.
Под текстом ноты справа указываются город и дата отправки, здесь же ставится печать. Печать на вербальной ноте ставится при наличии визы заместителя Министра.
Адрес в вербальной ноте указывается в левом нижнем углу на первой странице документа независимо от количества страниц.
Образец оформления вербальной ноты представлен в приложении N 67 к настоящей Инструкции.
Памятная записка, как правило, вручается лично в подтверждение сделанного во время беседы устного заявления или высказанной просьбы.
Памятная записка составляется в безличной форме, с употреблением безличных выражений и не содержит в тексте какого-либо обращения и комплимента.
Памятная записка печатается на простой бумаге, без герба. Адрес и исходящий номер не ставятся, указываются лишь место (город) и дата вручения. Над текстом обычно печатается заголовок — «ПАМЯТНАЯ ЗАПИСКА».
Источник
Ноты по визовым вопросам
ДИПЛОМАТИЧЕСКАЯ И ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА
§ 18. Роль и значение дипломатической документации
Кадры кино- и телехроники, сообщения печатных средств массовой информации отражают лишь внешнюю, видимую сторону дипломатии — визиты государственных деятелей, выступления с трибун международных форумов, торжественное подписание итоговых документов переговоров, пышность светских раутов и т. п. Между тем им предшествует повседневная, черновая, кропотливая работа, требующая максимального напряжения интеллектуальных, физических сил, нервно-психических перегрузок. Пожалуй, ведущее место в ней отводится «дипломатии за письменным столом» — тщательной отработке дипломатических документов, проектов речей и тостов, заявлений на пресс-конференциях и интервью, когда требуется в достаточно узкие рамки политико-дипломатического литературного жанра заложить богатое содержание, в полной мере отвечающее официальной позиции своего государства, учитывающее возможную реакцию партнера. Поэтическая формула Ф.И.Тютчева «Нам не дано предугадать, как слово наше отзовется», увы, неприемлема для солидной, зрелой дипломатии, где каждое слово «на вес золота» и, к тому же, «стреляет».
Еще древнегреческий оратор и философ Демосфен отмечал, что послы не имеют в своем распоряжении ни боевых кораблей, ни тяжелой пехоты, ни крепостей. Их единственное оружие — слова и благоприятные возможности, которые не должны быть упущены. Посол, который не в состоянии воспользоваться удобным стечением обстоятельств, не просто упускает благоприятные возможности, а теряет власть над событиями. До предела спрессованные, обрамленные в то же время в витиеватые протокольные формулы слова серьезного и сложного дипломатического документа подобны пружине, которой суждено разжаться в нужный момент. Как же должны быть рассчитаны, взвешены, спрогнозированы на «предугада-ние» (если воспользоваться строфой упомянутого выше поэта), все эти слова, прежде чем они будут обнародованы и «отзовутся» в умах и сердцах тех, кому предназначены.
В дипломатической практике далеко не редкость, когда «работает» не только слово, но и знак препинания. За каждый из них ведется подчас упорная борьба, и возможные взаимные уступки («размены», как говорят дипломаты) создают благоприятный климат для работы, открывают путь к столь необходимому компромиссу.
Один из таких случаев описан в книге видного российского дипломата А.Г.Ковалева. Речь идет об официальном визите Л.И.Брежнева во Францию, до начала которого, как это обычно и бывает, был в принципе согласован текст документа о сотрудничестве между Советским Союзом и Францией. Оставалась небольшая деталь — поставить запятую в одной из формулировок; однако французская сторона не соглашалась. Тогда А.А.Громыко (в то время министр иностранных дел СССР), чтобы закончить дело и иметь гарантии, что текст полностью согласован, сказал, что он «дарит эту запятую французам» и тем самым снимает вопрос. Французы не отреагировали на это. И уже в ходе визита А.Г.Ковалев, обеспечивавший его документальную часть, был приглашен к своему партнеру — генеральному секретарю МИД Франции. В ходе короткой беседы нашему дипломату было сообщено, что его пригласили для того, чтобы «вернуть запятую, подаренную Громыко». Так со свойственной французской дипломатии элегантностью было завершено согласование принципов сотрудничества между СССР и Францией и теперь можно было их подписать (Ковалев Аи. Указ. соч., с. 41).
Вопросы, затрагиваемые в дипломатических документах, многообразны как сама жизнь — от признания независимости новых государств и предложений об установлении дипломатических отношений до урегулирования животрепещущих вопросов войны и мира, разоружения, сохранения природной среды, борьбы с голодом, нищетой, болезнями ит.д. Отсюда и главное требование, предъявляемое к дипломатическим документам — они должны быть глубоко содержательны, конкретны, иметь конструктивный характер.
Поэтому для подготовки таких документов на соответствующем уровне необходимо хорошее владение вопросом, о котором идет речь, его историей, состоянием на момент подготовки документа, юридическими, социально-экономическими, нередко этнорелигиозными и иными аспектами. Естественно, при составлении дипломатического документа требуются четкое знание и правильное понимание всех нюансов внешнеполитического курса своего государства, конкретных задач в отношении страны пребывания (если речь идет о двусторонних отношениях), практические навыки оформительской работы.
§ 19. Виды дипломатической документации
Значительную часть дипломатической документации государств составляют документы, имеющие внутриведомственный характер. Другая категория — это документы, посредством которых осуществляются письменные официальные сношения между государствами и которые выражают их позиции по тому или иному вопросу.
Немалоечисло дипломатических документов, затрагивающих важные проблемы международной жизни, достаточно широко публикуются и оказывают серьезное воздействие на формирование имиджа государства на мировой арене, на его престиж. Вместе с тем большая часть материалов не обнародуется ввиду малозначительности или частного характера рассматриваемых в них вопросов (ноты с просьбой о выдаче виз, уведомляющие о поездке дипломата по стране и т. п.). Наконец, существует документация, носящая в силу определенных обстоятельств сугубо конфиденциальный характер (нередко при выполнении поручения центра текст соответствующего «устного послания» зачитывается, но не передается адресату официально).
Дипломатическая переписка ведется с соблюдением традиционных правил протокола, выработанных в течение длительной практики и являющихся на сегодня общепринятыми в международной деятельности. А составление дипломатических документов, требующее определенных профессиональных навыков, является одним из важнейших направлений деятельности ведомств иностранных дел Контроль за соблюдением установившейся практики переписки возлагается, как правило, на протокольные службы.
В международной и российской дипломатической практике наиболее часто применяются следующие виды документов:
— частные письма полуофициального характера.
Формально министерство и посольство имеют право вести дипломатическую переписку на языке своей страны. Однако иногда это может вызывать трудности у получивших документ с переводом и таким образом затруднить и задержать рассмотрение вопросов. поставленных в документе. С целью преодоления этого переписка может вестись по договоренности на каком-либо третьем языке; на практике чаще используется язык своей страны с приложением к каждому документу его неофициального перевода. Не будет ошибкой ведение посольством дипломатической переписки на языке страны пребывания; однако необходима осторожность, когда в стране два или несколько официальных языков. Ведение переписки на одном из них может вызвать нежелательные осложнения.
Нота направляется по вопросам важного и принципиального значения или содержит официальную информацию о каком-либо событии (например, об изменении названия государства, о сформировании нового правительства, по важному вопросу двусторонних или международных отношений ит.п.). Посол посылает личные ноты коллегам по дипломатическому корпусу о вручении верительных грамот и отвечает на такие же ноты коллег; министру иностранных дел о временном или постоянном отъезде из страны пребыванияи о назначении временного поверенного в делах; о возвращении в страну пребывания и др.
Личные ноты посылаются по протокольным вопросам: поздравления по случаю национального праздника, личных событий у главы государства, главы правительства, министра иностранных дел, других лиц, с которыми посол или иной дипломатический работник знаком и поддерживает связи; соболезнования; по другим протокольным вопросам. Личная нота посылается в ответ на полученную.
Личной ноте свойствен ряд формальных признаков, которые принято соблюдать: нота составляется в первом лице, печатается на нотном бланке; в правом верхнем углу печатаются название города отправки (столицы) и дата отправления; исходящий номер на подлиннике, как правило, не проставляется. Текст личной ноты начинается с обращения, например: (Господин Министр. Господин Посол, Ваше Превосходительство, Господин Поверенный в Делах (в личной ноте, направляемой Временному поверенному в делах, слово «временный» опускается). С учетом характера личных отношений с адресатом, взаимности и местной протокольной практики перед вышеперечисленными обращениями пишется слово «уважаемый» (исключение делается лишь для обращения «Ваше Превосходительство»).
После обращения следует текст, начинающийся, как правило, словами «Имею честь» (они опускаются в нотах, содержащих соболезнование или протест). Заканчивается текст выражением уважения (комплиментом) — формальным, но важным элементом, которому подчас придается исключительно большое значение (прежде всего в развивающихся государствах, особенно чувствительных к разного рода престижно-протокольным соображениям). Некорректное употребление комплимента (особенно в сторону занижения его) может быть расценено как умышленное стремление нанести ущерб лицу, которому адресована нота.
Комплименты применяются с учетом политического, служебного положения или ранга соответствующего лица. Например, и обращениях к премьер-министру, председателю парламента, министру иностранных дел и Другим министрам, послам принято писать: «Прошу Вас (указывается должность) принять уверения в моем весьма высоком к Вам уважении». На комплимент — «весьма высокое уважение», как и на обращение «Ваше Превосходительство», — имеют право также лица, находящиеся в отставке. Заместителям министра, директорам департаментов, если они не имеют ранга посла, посланникам, советникам-посланникам и лицам равноценного им положения — «Прошу Вас (указывается должность) принять уверения в моем высоком уважении». Временному Поверенному в делах (не имеющему ранга посланника) — «Прошу Вас, Господин Поверенный в делах, принять уверения в моем глубоком уважении (или почтении)». В местной протокольной практике отдельных стран могут быть некоторые особенности в применении комплиментов (или отклонении от общепринятых).
После комплимента следует личная подпись посылающего ноту лица, которая должна быть разборчива. Печать на личной ноте не ставится. В левом нижнем углу, всегда на первой странице, пишется адрес лица, которому направляется нота. Адрес состоит из соответствующего титулования («Его Превосходительству», или «Е.П.», например), имени и фамилии, полных официальной должности этого лица, конституционного названия представляемой им страны и ее столицы. Этот же адрес печатается на конверте, в котором отправляется личная нота.
Со времен второй мировой войны и образования антигитлеровской коалиции впрактику дипломатической переписки прочно вошел обмен личными письмами и посланиями между главами государств и правительств. Ввиду исключительной политической значимости содержания, высокого положения отправителя и получателя, такие документы выходят за рамки обычных личных нот и должны быть выделены в самостоятельный подвид. К указанной категории относят и письма министров иностранных дел, особенно широко применяющиеся в контактах с ООН, ее специализированными учреждениями и другими международными организациями. Все эти документы имеют традиционные протокольные атрибуты (обращение и комплимент) и личную подпись отправителя.
Наиболее распространенным в современной дипломатии видом переписки являются вербальные ноты (означает: «бумага, которая должна быть серьезно принята во внимание»), в основном посредством которых и осуществляют официальные контакты министерства иностранных дел и посольства.
В вербальной ноте излагаются разнообразные вопросы, возникающие в деятельности министерства или дипломатического представительства. В них могут затрагиваться политические, экономические, культурные и иные проблемы двустороннего и многостороннего плана, доводиться информация представительского характера, сообщаться об автодорожных и иных происшествиях с участием сотрудников посольства, запрашиваться визы и т. п. Какой-либо регламентации подлежащих изложению в вербальных нотах вопросов не существует — ориентиром здесь являются традиция исуществующая практика страны пребывания. Текст ноты составляется только в третьем лице, печатается на бумаге высшего качества, специальном нотном бланке, изготовляемом типографским способом, ине подписывается. Иногда под текстом ставятся инициалы лица, выпускающего ноту, что делается, как правило, если этого требует местная практика. В конце текста ставится гербовая печать посольства (министерства).
Вербальная нота начинается с обращения, которое должно содержать комплимент, например: «Посольство Российской Федерации свидетельствует свое уважение Министерству Иностранных Дел Республики Уганда и имеет честь… (далее следует текст)». После текста принято снова употреблять комплимент типа: «Посольство возобновляет Министерству уверения в своем весьма высоком уважении». Затем впечатываются название столицы и дата. При повторениях в тексте упоминаний о Министерстве иностранных дел и посольстве можно избегать их полных наименований, ограничиваясь, как и показано выше, словами «министерство» и «посольство». В нижнем левом углу первой страницы всегда располагается адрес, который воспроизводится и на конверте.
Иногда в заключительной части ноты — в комплименте — используется витиеватая формула «Посольство пользуется случаем». Вообще диапазон формул вежливости весьма широк, что даст возможность составителю ноты придать ей строгую сухую тональность или, напротив, большую теплоту. Избегаются резкости, риторические обороты, намеки, восклицания, недопустимы и сокращения — «и т. д., и т. п.» Даже готовя ноту протеста, необходимо учитывать, что она, ввиду чрезмерной резкости может быть не принята, а это ведет чаще всего к конфликтной ситуации с подчас труднопрогнозируемыми последствиями.
По понятным причинам комплимент не используется в вербальных нотах, сообщающих об объявлении траура встране или выражении соболезнования, а также в нотах, содержащих протест в связи с недозволенными или наносящими ущерб престижу государства акциями. Комплимент опускается и втех случаях (исходя из принципа взаимности), когда он в силу каких-то внутренних причин не используется в дипломатической переписке той или иной страны. С 50-х годов достаточно активно применяется обмен вербальными нотами между правительствами, в которых, как правило, также отсутствует формула вежливости.
В недалеком прошлом выбор формы ноты — личной (подписанной) или вербальной — увязывался с состоянием отношений между государствами — субъектами переписки. Историками дипломатии в этой связи упоминается, в частности, факт перехода России в преддверии первой мировой войны в своих сношениях с правительством Австро-Венгрии лишь на вербальные ноты по всем поводам, что сведущими людьми расценивалось как явный признак натянутости, ухудшения отношений между двумя странами. В наши дни выбору формы ноты (личная или вербальная) уже не придается такой драматизации, и они рассматриваются как полностью равноценные.
Не требуют комплиментарного оформления такие документы дипломатической переписки, как памятные записки и меморандумы.
Памятная записка вручается лично после устного заявления или просьбы с их изложением с целью усилить значение сделанного заявления; подчеркнуть важность обозначенной просьбы; способствовать успешному, а иногда — и ускоренному продвижению дела; предупредить возможность неправильного толкования или понимания сообщенного в дипломатической беседе. Разумеется, далеко не каждая из бесед должна завершаться вручением записки.
Обычно памятная записка составляется в безличной форме «Доводится до сведения», «Сообщается», «Возбуждается просьба» и т. д. Вполне допустимо се сразу начинать с существа дела. Текст записки не содержит ни обращения, ни комплимента, печатается на простом листе бумаги; под текстом проставляется название столицы и дата вручения; печать не ставится. Если памятная записка содержит изложение устного заявления или само заявление без вышеуказанных вводных фраз, в конце ее название столицы и дата также не пишутся. Над текстом печатается надпись: «Памятная записка».
Возможны случаи, когда посольство не предполагало вручать памятную записку, но собеседник по своей инициативе попросил ее передать. При отсутствии серьезных причин, препятствующих этому, записка посылается с личной или вербальной нотой (вариант: с визитной карточкой) со ссылкой на просьбу.
В настоящее время из дипломатической практики постепенно уходят памятные записки, направляемые с курьером. По форме они близки вербальной ноте (составляются в третьем лице, содержат обращение и комплимент, имеют регистрационный номер и т. п.), однако в отличие от нее на записках не ставится печать и не указывается адрес.
Меморандум представляет собой документ, подробно излагающий фактическую сторону того или иного вопроса, содержащий анализ соответствующих положений, аргументацию в защиту своей позиции и (или) полемику с доводами другой стороны. Этот вид документа весьма объемен — может содержать несколько страниц текста.
Меморандум вручается лично или пересылается с нотой. При вручении он печатается на нотном бланке, не имеет обращения и комплимента, под текстом указываются место и дата вручения, печать не ставится. Меморандум, посылаемый с нотой, печатается на нотной бумаге (не на бланке); место и дата отправления не указываются (хотя напечатание их не будет ошибкой); печать также не ставится. Приложение меморандума к ноте позволяет сократить текст самой ноты идает определенные преимущества при изложении вопроса, являющегося предметом переписки.
Частное письмо направляется знакомым официальным лицам, когда посылка личной или вербальной ноты по тем или иным причинам не представляется возможной.
Вписьме может быть высказана просьба об оказании содействия по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, и тем самым подчеркивается заинтересованность автора в конкретном деле, в ускорении решения проблемы и т. п.
Данный вид дипломатической переписки используется и по протокольным поводам — для поздравлений с личными и семейными событиями (день рождения, продвижение по службе, получение ордена, рождение ребенка в семье, а также траурные события и др.). С частным письмом препровождаются сувениры.
Частные письма пишутся на обычной бумаге (в пол-листа), иногда на бланке с напечатанными типографским способом в левом верхнем углу именем и фамилией или официального положения отправителя. Обратная сторона листа не используется. Типовые обращения: «Уважаемый г-н Министр», «Уважаемый г-н Директор» и т. п. Заключительный комплимент в письме зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений с ним (за основу могут быть взяты рекомендации о комплиментах при посылке личных нот). Частное письмо предпочтительнее писать от руки, чем подчеркивается особое уважение лицу, которому посылается письмо. Адрес пишется только на конверте.
Полагается уметь правильно выбирать подобающий каждому конкретному случаю вид дипломатической переписки, исходя из повода, сути затрагиваемой проблемы. И важно запомнить протокольную заповедь: «Всякое письмо требует ответа». Поэтому, если нет извиняющих или особых тактических причин, ответ на ноту, письмо или другой дипломатический документ необходимо давать в максимально короткий срок. Любой документ дипломатической переписки должен быть напечатан на хорошей (не мягкой ине загрязненной) бумаге машинной резки, безупречного внешнего вида; текст — хорошо размещен. Совершенно недопустимы исправления иподчистки, как бы искусно они ни были выполнены. Для посылки документов выбираются конверты должного качества и формата. Допускается складывание документа, но только в пол-листа (иногда в одну треть).
§ 20. Новые виды и формы дипломатических документов
Унаследованное от прошлого понятие «дипломатическая переписка» не охватывает ныне существующего многообразия форм письменного (документального) общения государств между собой. Наряду с описанными выше традиционными и общепринятыми, появились и прочно вошли в политико-дипломатическую практику документы, не имеющие строгих протокольных формул, выполняющие свои полезные и важные функции в международном общении, в реализации задач дипломатии.
Большой резонанс вызывают подчас официальные заявления глав государств и правительств, декларации, в которых излагаются позиции по конкретной проблеме, определяются принципы в области политики; международных отношений или международного права. Заявления и декларации не являются прямым обращением к конкретному адресату и в этом смысле не требуют официального ответа. Однако подчас они несут большую содержательно-смысловую нагрузку, чем «классические» документы и по логике предполагают реакцию отдельных государств или международных организаций. Многие важные идеи и предложения, высказываемые от имени государств и их руководителей, с развитием телеграфной и радиосвязи стали облекаться в форму телеграмм; практическими поводами для них чаще всего служат юбилейные даты, национальные праздники и др.
Выход законодательных органов многих стран за традиционные рамки высказывания общего отношения к внешнеполитическим актам исполнительной власти и ратификации международных договоров породил принципиально новый вид дипломатических документов — обращения парламентов по вопросам разоружения, экологии, урегулирования конфликтных ситуаций и др.
Палитру дипломатической деятельности существенно обогатили такие формы, как публикуемые в СМИ ответы руководителей государств на вопросы представителей общественности и печати, интервью, их заявления и выступления на международных форумах, официальные (от имени правительства) заявления для печати, облекаемые в конечном счете в форму дипломатического документа Особое место занимают совместные (двусторонние или многосторонние) заявления и коммюнике, фиксирующие согласованные позиции по актуальным международным вопросам. Весьма своеобразным и тонким жанром являются тосты — краткие приветственные выступления первого лица принимающей стороны и ответные выступления гостя, произносимые в ходе устраиваемых по случаю официальных визитов протокольных мероприятий (приемы, обеды, завтраки) и являющихся по существу органическим продолжением переговоров. Нередко в тостах высказываются важные оценки и предложения, получающие в той или иной форме отклик в печати.
§ 21. Требования к дипломатическим документам
Дипломатические документы представляют собой конечную продукцию, запускаемую на орбиту международных отношений ведомствами иностранных дел. Поэтому овладение искусством подготовки этих документов, поиска точных формулировок, навыками черновой, на редкость кропотливой и изнурительной работы, когда, действительно «единого слова ради изводишь тысячи слов словесной руды», является одним из условий соответствия качеств дипломата стоящим перед ним требованиям. В то же время работа над документами — это блестящая школа повышения профессиональных навыков, квалификации, умения быстро, иногда в ходе переговоров мгновенно находить из десятка вариантов единственно приемлемый и четко фиксировать его на бумаге.
Дипломатическая переписка отражает особенности, присущие социально-экономическому строю страны, ее языку, культуре, этно-религиозным особенностям, политическому режиму. Однако при всех естественных отличиях общим для документов разных эпох и общественных формаций было и остается наличие предъявляемых к ним особых требований.
Прежде всего дипломатическая служба решает, на каком виде документа остановить выбор: он должен соответствовать конкретному поводу, учитывать протокольную практику и традиции, быть, как говорят дипломаты, «адекватным» (на личную ноту принято отвечать личной нотой, на вербальную — вербальной и т. д.). Далее, независимо от сделанного выбора, необходимо строго проследить, чтобы любое письменное обращение содержало известный «джентльменский набор» составных частей. Специалисты по технике дипломатии выделяют обычно следующие ключевые элементы, присущие каждому документу: протокольные формулы; смысловое ядро; аргументационная часть; изложение факта или фактов.
Талантом выдающегося российского живописца И.Е.Репина в известной картине «Запорожцы» мастерски переданы острота и драматизм составления запорожскими казаками отпета турецкому султану Мухамеду IV, который повелел им: «сдаться мне добровольно и без всякого сопротивления, и меня вашими нападениями не заставьте беспокоить». Султан достаточно четко, как видим, изложил суть своего послания, не удостоив казаков какими-либо формулами вежливости. При этом, однако, он не забыл подробно представиться: «Я, султан, сын Магомета, брат солнца и луны, внук и наместник Божий, владетель всех царств: Македонского, Вавилонского и Иерусалимского, великого и малого Египта, царь над царями; властитель над всеми существующими; необыкновенный рыцарь, никем не победимый; хранитель неотступный гроба Иисуса Христа; попечитель Бога самого, надежда и утешение мусульман, смущение и великий защитник христиан».
На этой формуле и сосредоточились главным образом в своем ответе запорожцы, удостоив султана такими эпитетами и метафорами, как «шайтан турецкий», «Люцифера секретарь», «александрийский козолуп», «великого и малого Египта свинарь», «нашего бога дурень» и т. п. На предложение же о сдаче было твердо заявлено о готовности «землею и водою биться» с «некрещеным лбом».
История знает немало подобных курьезов. Однако и в новейшее время пекущееся о своем престиже государство всегда строго следило за соблюдением приличий, уважительного отношения ксебе. Приведем хрестоматийный пример с нотой министерства иностранных дел Великобритании лорда Керзона от 7 сентября 1921 г., в которой отсутствовали такие необходимые атрибуты дипломатического документа, как обращение, подпись и др. Сделано это было преднамеренно, с целью продемонстрировать неуважение молодому Советскому государству. Реакция, как следует из записки В.И.Ленинанаркому иностранных дел Г.В.Чичерину, была быстрой и адекватной: «т. Чичерин! По-моему, надо отучить от этой манеры. Нельзя ли отучить так: ответить формхчьно и письменно с ссылкой на „ноту“. Тогда они поймут, что мы будем (вскоре) публично издеваться над ними и giflеr (фр. — давать пощечины, хлестать) их за неподписанные ноты. Ваш Ленин» (Полн. собр. соч., т. 53, с. 198).
Конечно, дипломатический документ может содержать нередко неприятную для адресата информацию, но протокольные формулы должны быть выдержаны в любом случае неукоснительно. Особую щепетильность надлежит проявлять при написании сложных имен и фамилий (испанских, арабских и др.), титулов, званий и др. Документ должен иметь безупречный внешний вид; буквально во всем должны проявляться корректность, уважительность к партнеру, ничто не должно ущемлять его достоинство.
Даже бумага, на которой написан документ, несет иногда смысловую нагрузку. В 1915 году Япония предъявила Китаю ультиматум, выдвинув ряд грабительских по сутитребований экономического и политического характера. И когда, понимая это, китайский президент замедлил с ответом в беседе с послом Японии, последний порекомендовал посмотреть бумагу, на которой был отпечатан текст ультиматумана свет: там отчетливо просматривались изображенные водяными знаками броненосцы.
Не трудно видеть, что надлежащее оформление дипломатических документов далеко не пустой акт. Однако для того, чтобы уловить за несоблюдением тех или иных трафаретных правил смысловую нагрузку, необходимо в совершенстве самому владеть искусством составления документа, знать в деталях, тонкостях нормы всех видов дипломатической переписки.
Вместе с тем, как бы ни была важна внешняя атрибутика, приоритет принадлежит, конечно же, содержанию документа, значимости затрагиваемых в нем вопросов, ясности, четкости и логичности изложения фактической стороны, убедительности приводимых аргументов. Подчас смысловое ядро по объему может быть невелико, но именно в нем заключается суть документа, именно оно служит концентрированным выражением позиции государства по тому или иному рассматриваемому вопросу. Эта позиция может проявляться в конкретных предложениях, вносимых на рассмотрение; в заявлении протеста против действий государства или группы государств, нарушающих общепринятые нормы общения, носящих характер провокации идр.; в предупреждении о возможных ответных шагах, а также превентивных мерах, которые могут быть предприняты с целью избежать нанесения ущербанациональным интересам, не допустить угрозу миру и т. п.; в фиксации позиции (согласие, осуждение, предостережение, призыв) в отношении акции какого-либо государства или международного события; в информировании о намечаемых к проведению или уже осуществленных мероприятиях. Каждая формулировка, образующая в конечном счете смысловое ядро, должна быть особенно тщательно выверена, отточена с тем, чтобы возможные международные, внутриполитические, финансово-экономические, военные и иные последствия, вытекающие из реализации положений документа, в полной мерс соответствовали замыслу его создателя.
В аргументационной части излагаются причины, обоснование постановки содержащегося в документе вопроса, акцентируется, в частности, внимание на его актуальности, подчеркивается значение для судеб мира, урегулирования конфликтной ситуации, реального продвижения в решении иной проблемы. Используется, с учетом значимости вопроса или вся «обойма» соображений идоводов — политических, экономических, исторических, юридических, морально-психологических — или же часть их, а остальные по тактическим соображениям оставляются на будущее, «про запас». Предполагается убедительное пояснение некоторых возможных отходов от прежней позиции, подчеркивание необходимости новых моментов с целью правильного восприятия высказываемых суждений. Важно спрогнозировать и учесть в документе возможную реакцию партнера, его контраргументы, сработать тем самым на упреждение, что, несомненно усиливает действенность, эффективность намечаемой акции. Как показывает практика, логичность доводов наилучшим образом подкрепляется конкретными фактическими и цифровыми данными, их сопоставлением.
В части, излагающей факты, особое внимание должно уделяться точности, соразмерности формулировок с тем, чтобы допущенные по недосмотру неточность или искажение, не дискредитировали документ, а вместе с ним «не подставили» и всю дипломатическую акцию. При отсутствии полной уверенности в достоверности используемого фактического материала необходима повышенная осторожность в сто оценке; желательно укрыться за ссылкой на источник, сохранять возможность для несколько иной на определенном этапе их интерпретации. Так появляются на свет неизбежные в дипломатических документах общие фразы, витиеватые формулировки, выражения типа «насколько известно», «судя по поступающим сообщениям» и т. п. Факты, как известно, упрямая вещь. Поэтому особенно важно упорно работать, докапываясь до истины, с архивными, историческими, международно-правовыми материалами. Четкое и умелое обращение с фактами дает возможность особенно убедительно обосновать свою позицию, поддержать кредит доверия конкретной дипломатической школы и ее представителей. С другой стороны, совершенное владение фактологическим материалом позволяет вскрывать недобросовестные приемы разного рода передергиваний и искажений, от которых не свободна и современная дипломатия.
§ 22. Язык дипломатии
Первое значение понятия «дипломатический язык» (язык официальных дипломатических сношений) было упомянуто выше. Второе значение этого понятия — совокупность специальных терминов и фраз, образующая общепринятый в мире дипломатии словарь. В этом смысле дипломатический язык столь же специфичен и профессионален, как, скажем, язык врача, юриста и т. д. Каждый дипломат однозначно воспринимает и сам активно использует такие понятия и термины (в том числе пришедшие в современный язык из латыни), как «пакта сунт серванда» («договоры должны соблюдаться»), «модус вивенди» («способ существования»), «вето», «добрые услуги», «холодная война», «разрядка» и др. Вместе с тем в современной переписке не принято злоупотреблять спецификой дипломатического языка: учитывается открытость современной дипломатии и презумпция широкого обнародования, а значит, и доступности разрабатываемого документа.
Содержание дипломатической переписки предопределено, как правило, политическими установками руководства внешнеполитического ведомства, правительства или главы государства. Поэтому задача профессионалов сводится к тому, чтобы облечь эти установки в четкие, предельно точные и максимально доступные восприятию языковые формулы. А это предполагает, с одной стороны, строгость литературно-лингвистических средств, призванную подчеркнуть деловой характер, иногда даже по тактическим соображениям тщательно отмеренную сухость «государевой бумаги», имеющую эмоционально-воспитательное воздействие на партнера. С другой стороны, к стилю дипломатических документов предъявляются достаточно высокие литературно-стилистические требования образности, подчас афористичности, яркости изложения, чтобы придать взвешенному, глубоко продуманному содержанию максимальную убедительность и доходчивость, и удачно найденные эпитеты и метафоры не будут в этом случае лишними. Словом, и здесь нужна «золотая середина».
Работая над документом, необходимо уделять внимание конкретности описаний, учитывать местную специфику, исторические, этнические и религиозные особенности партнера. Полезно вэтом плане использовать понятия, дословные расхожие выражения, пословицы и поговорки, а иногда и литературные образы, распространенные в стране-адресате. Особую остроту, нередко столь необходимую в дипломатической полемической переписке (например, обмен нотами по поводу какого-либо драматического события) придают ироническая интонация, сарказм. Не редкость вдобротных политико-дипломатических документах — эмфатические конструкции, безличные предложения, фразы-увещевания, восклицанияи вопросы, некоторые языковые вольности, свежие, незатасканные слова. Напротив, вредит им повествовательная форма изложения, излишняя прилизанность, навевающие тоску на читателя и, как следствие, не оставляющие следа ни в его уме, ни в сердце. «Я с детства не любил овал, я с детства угол рисовал», — такой методологический подход придает выразительность не только поэтическому, но и литературно-дипломатическому языку.
Особо необходимо сказать о недопустимости речевых оборотов, задевающих самолюбие, национальную, «державную» гордость адресата, могущую вызвать у него впечатление ультимативного характера послания, ноты, другого документа. Повышенного внимания требуют в этом отношении слова ивыражения: «должно», «надо», «никогда», «ни при каких обстоятельствах» и т. п. (не зря ведь среди дипломатов всего мира распространен древний афоризм «„никогда не говори „никогда““). В то же время использование сослагательного наклонения, разного рода оговорок придает документу своеобразную пластичность, оставляет впечатление гибкости его авторов, готовности к продолжению дискуссии, поиску компромисса.
Важное место в дипломатической переписке принадлежит „каучуковым“ фразам и формулировкам, из которых опытный дипломат извлекает именно тот смысл, который в них и стремились вложить. Искусство дипломатии в немалой степени в том и состоит, чтобы не называя иногда вещи своими именами, подвести партнера к должному восприятию сказанного или написанного.
Г.Никольсон приводит весьма поучительные примеры из этого ряда. Так, замечает он, если политический деятель или дипломат заявляет, что его правительство „не может безразлично относиться“ к какому-то международному конфликту, он при этом подразумевает, что его правительство непременно вмешается в конфликт. Если в ноте или речи употребляются выражения: „Правительство Его Величества смотрит с беспокойством…“ или „с глубокимбеспокойством“ то ясно, что речь идет о вопросе, по отношению к которому английское правительство намерено занять решительную позицию. Если говорится: „Правительство Его Величества считает необходимым сохранить за собой право…“, в действительности имеется в виду, что „правительство не позволит“ и т. д. Такой осторожный „эзопов язык“ дает возможность, сохраняя дипломатические приличия, не прибегая к прямым угрозам, сделать, когда это требуется, серьезное предупреждение иностранному государству. (Никольсон Г. Дипломатия, с. 129–130).
Интересный и поучительный пример преднамеренного употреблениянарочито туманного по своему значению слова упомянут в мемуарах известного мастера дипломатической интриги Ш.-М. Талсйрана. По поручению Наполеона он должен был составить проект французско-русского договора накануне переговоров с Александром I. Определяя общую политическую направленность документа, французский император сказал: „Подготовьте мне соглашение, которое удовлетворило бы императора Александра I, было бы направлено главным образом против Англии и предоставляло бы мне полную свободу в остальном…“. Представленный через два дня текст, вчастности, гласил: „Желая придать соединяющему их (имелись в виду Франция и России — Э.К.) союзу все более тесный и навекинерушимый характер и оставляя за собой возможность придти тотчас по возникновении надобности к соглашению о том, какие принять новые решения и какие направить новые средства борьбы против Англии, общего их врага и врага континента, решили установить вособой конвенции начала, которым они постановили неизменно следовать…“.
В этом месте, по словам Талейрана, Наполеон прервал его и сказал: „Начала“ — это хорошо, это совершенно не обязывает» (Талейран III. -М. Мемуары. М., 1959, с. 191). Так, удачно найденное слово во многом придавало излагаемым в договоре обязательствам сторон обтекаемый, растяжимый характер, что вполне отвечало стратегическому замыслу и конкретным тактическим установкам французского императора.
§ 23. Понятие деловой переписки
Если дипломатическая документация составляет один вид официальной переписки, то ко второму, несравненно более распространенному в современном мире, относится деловая корреспонденция, широко использующаяся в контактах между государственными органами, учреждениями, фирмами, коммерческими структурами (как одной страны, так и с выходом за ее границы). Техника и стиль деловой (служебной) переписки могут варьироваться в зависимости от языка и традиций различных стран, однако, существуют некоторые обязательные общие правила, определяемые международной практикой и условностями. Много берется из рассмотренных выше протокольных требований, предъявляемых к дипломатической документации (обращение, формула вежливости и др.) Вместе с тем здесь не может быть прямого калькирования, а специфика того или иного конкретного вида бизнеса диктует подчас не только необходимость учета особенностей содержательной стороны намечаемой сделки, но и знание характера, психологии и темперамента партнера, предвидения его возможной реакции на отдельные пассажи послания. В письмах, имеющих полуофициальный характер, а также в частной переписке, в том числе в основанной на многолетних дружественных отношениях се разновидности, также следует использовать некоторые элементы «документального протокола», не забывая при этом о здравом смысле и избегая излишних формальностей, которые могутвызвать у вашего адресата ироническую усмешку или даже раздражение.
Имидж бизнесмена складывается не только из хороших манер, стиля одежды, умения вести себя на улице, в гостях, в ресторане и т. д. Важнейшим элементом, влияющим на его восприятие деловым сообществом, является способность подготовить служебное или дружеское письмо, также отвечающее общепринятым нормам и стандартам. На этом поприще на начальных стадиях практически каждому трудно избежать заблуждений и ошибок. Вот как описывает свой первый опыт известный ныне специалист по вопросам межличностного общения, книги которого миллионными тиражами расходятся по всему миру, Д.Карнеги.
«Когда я был еще молод и изо всех сил старался производить впечатление на людей, я написал глупейшее письмо Ричарду Гардингу Дэвису — писателю, который был в то время заметной фигурой на литературном горизонте Америки, сообщает читателю Карнеги. Предварительно я почерпнул о нем сведения из журнальной статьи и попросил Дэвиса сообщить мне о его методах работы. Несколькими неделями ранее я получил от некоей персоны письмо, которое заканчивалось следующим выражением: „Продиктовано, но не читано“. На меня это произвело неотразимое впечатление. Я полагал, что писателю следует быть очень важным, занятым и значительным. У меня не было никакого сколько-нибудь значительного занятия, но я страстно желал произвести впечатление на Дэвиса и поэтому закончил свое краткое послание словами; »Продиктовано, но не читано». Дэвис не стал себя затруднять ответным письмом. Он просто вернул мне мое, приписав внизу: «Ваш скверный стиль может быть превзойден только Вашими скверными манерами».
Принципы, которых Карнеги рекомендует придерживаться в межличностном общении, в полной мере распространяются и на эпистолярный жанр. Вот, к примеру, приводимый им образчик делового письма, в котором полностью предается забвению важнейшая заповедь, сформулированная еще знаменитым Генри Фордом — «постараться принять точку зрения другого человека и видеть вещи под его углом зрения так же хорошо, как под своим собственным». Особого внимания заслуживают, конечно, комментарии к письму самого Карнеги — точные, острые, щедро сдобренные в то же время юмором.
«Возьмем письмо, — предлагает Карнеги, — написанное руководителем отдела радио в крупном рекламном агентстве, филиалы которого разбросаны по всему континенту. (В скобках я поместил свои отзывы на каждый абзац).
Мистеру Джону Блэнку. Блэнквиль, Индиана.
Дорогой м-р Блэнк!
Наша компания желает сохранить лидирующее положение в области радиорекламы. (Кого интересует желание вашей компании? Я озабочен собственными проблемами. Банк лишил меня права выкупа закладной на мой дом; тля испортила розы в моем саду; на фондовой бирже вчера произошло понижение, и к утру я потерял восемь к пятнадцати; меня не пригласили на вчерашний вечер у Джонсонов; доктор сказал мне, что у меня повышенное давление крови, неврит и перхоть. И что же? Озабоченный, утром прихожу в контору, вскрываю почту и читаю болтовню какого-то ничтожного слюнтяя из Нью-Йорка о желаниях его компании. Ба! Если бы он только мог предположить, какое впечатление произведет его письмо, он немедленно бросил бы рекламное дело и занялся производством средства от овечьих вшей)…
Мы желаем, чтобы наша служба считалась последним словом в области информационного радиовещания. (Вы желаете! Вы желаете! Вы — неотесанный осел. Меня не интересует, чего желаете вы… Позвольте мне сказать раз и навсегда, что я интересуюсь тем, чего желаю я, а вы еще ни слова не удосужились сказать об этом в своем идиотском письме).
Незамедлительное подтверждение получения Вами письма, дающее нам знать о Вашем решении, было бы взаимно полезно. (Болван! Что вы хотите сказать этим „незамедлительно“? Или вы не знаете, что я занят так же, как и вы, что люблю, наконец, подумать, прежде чем отвечать. И если уж говорить на эту тему, то кто дал вам право по-барски указывать мне, что делать? Вы говорите, что это будет „взаимно полезно“. Наконец-то вы соблаговолили вспомнить и о моей пользе. Но в чем будет заключаться для меня эта польза, вы ничего конкретного не сказали)…
P.S. Возможно, для Вас представит интерес прилагаемая перепечатка из „Блэнквиль джорнэл“ и Вы захотите включить ее в передачу Вашей радиостанции. (Только в самом конце, в постскриптуме вы упоминаете о чем-то, что может помочь мне в решении одной из моих проблем. Почему же вам было не начать с этого? Теперь в этом уже нет никакого прока. У работника рекламы, который способен сочинять такую чушь, что-нибудь, наверное, не в порядке с продолговатым мозгом. Вам абсолютно ни к чему письмо, „дающее нам знать о Вашем решении“. Все, что вам нужно — это кварта йоду для вашей воспаленной щитовидной железы.).
Итак, делает саркастический вывод Карнеги, если человек, посвятивший свою жизнь делу рекламы и признанный специалистом в искусстве убеждения людей покупать, мог написать подобное письмо, то что можно ожидать от мясника, пекаря или изготовителя обойных гвоздей?».
Вместе с тем, придавая исключительно большое значение деловой переписке, Карнеги посчитал необходимым включить в свою книгу-наставление специальный раздел, которому дал говорящий сам за себя заголовок «Чудодейственные письма». Приведем один из образцов, способных, по словам автора, доставить удовольствие адресату тем, что в нем содержится просьба сделать автору письма одолжение. «Одолжение» — слово, как считает Карнеги, вызывающее у адресата чувство своей значительности. И вновь его комментарии к письму в скобках:
«Мистеру Джону Бланку.
Глубокоуважаемый мистер Блэнк!
Не согласитесь ли вы помочь мне выйти из небольшого затруднения? (Представьте себе торговца строительными материалами в Аризоне, получившего письмо от администратора фирмы „Джонс-Менвилл“. В первой же строчке письма этот высокооплачиваемый администратор из Нью-Йорка просит помочь ему выйти из затруднительного положения. Я могу представить, как торговец из Аризоны говорит себе что-нибудь в таком роде: „Что ж, если этот тип из Нью-Йорка попал в беду, он, конечно, обратился по адресу. Я всегда стараюсь быть великодушным и помогать людям. Посмотрим, что там с ним случилось!).
В прошлом году мне удалось убедить нашу фирму выпустить за свой счет подробный прейскурант с перечнем товаров, которые она может предложить в течение года. Для того чтобы увеличить сбыт, наши торговцы нуждаются, в первую очередь, в таком прейскуранте. (Торговец в Аризоне, вероятно, скажет: „Конечно, пусть выпускают за свой счет. Им достанется почти вся прибыль. Они делают миллионы, а я с трудом могу наскрести на квартирную плату… Ну, посмотрим, что ему надо?“)…
Мы сейчас выпускаем в свет новый прейскурант… Но сегодня, заслушав мой отчет о прошлогоднем прейскуранте, наш президент спросил, проследил ли я, сколько сделок заключено благодаря этому прейскуранту. Естественно, чтобы ответить ему, я вынужден обратиться к Вам за помощью. (Это неплохая фраза: „Чтобы ответить ему, я должен обратиться к Вам за помощью.“ Большой делец из Нью-Йорка говорит правду и искренне признается торговцу из Аризоны. Заметьте, что автор письма не тратит зря времени на расспросы о том, насколько значителен торговец, которому он пишет. Напротив, он сразу показывает, как ему важна помощь торговца. Естественно, торговцу из Аризоны, как всякому человеку, нравится такой разговор).
Мне бы хотелось, чтобы Вы: 1) написали на прилагаемой открытке, сколько Вам удалось заключить сделок при помощи прошлогоднего прейскуранта и 2) сообщили, по возможности точно в долларах и центах, на какую сумму эти сделки были заключены. Буду Вам очень благодарен и высоко оценю Вашу любезность за представление мне этой информации…“
(Заметьте, как и в последней фразе, он шепотом произносит „я“ и во весь голос кричит „Вы“. Заметьте, как он не скупится на добрые „очень благодарен“, „высоко ценю“, „Ваша любезность“). Простое письмо, не правда ли? Но оно творит чудеса, заключает Карнеги, благодаря просьбе об одолжении — одолжении, дающем тому, кого о нем просят, возможность почувствовать свою значительность» (Карнеги Д. Как приобретать друзей и оказывать влияние на людей. Киев: «Наукова думка», 1989, с. 25, 40–42, 187–188).
Итак, ведя деловую переписку, необходимо исходить из того, что содержание письма должно быть ясным и недвусмысленным («прозрачным»). Недопустимо исходить из того, что вы умнее, способнее своего партнера, «крепче стоите на ногах», а тем более стремиться продемонстрировать это. Не приветствуются избыточная информация, сложные грамматические конструкции, замысловатые выражения, похвальба. Не должна смущать тавтология, повторение одних и тех же слов, не поддающихся замене синонимами без ущерба для смысла. Следует исходить из того, что письмо будет читать не литературовед, а такой же деловой, достаточно занятый человек, который стремится скорей ухватить суть проблемы, и ему просто не до ваших писательских способностей.
Коммерческому письму как разновидности деловой переписки в большей мере присущи устоявшиеся достаточно архаичные языковые клише, своеобразный деловой канцелярит. В то же время в последние годы традиционная суховатость «разбавляется» доверительным характером изложения, обычными разговорными формулами, яркими образными выражениями; не редкость — сленг. В коммерческой корреспонденции особенно важное значение придается убедительности изложения, стремлению заинтересовать клиента любой ценой, не оставить его безразличным, равнодушным. В ход идут в таких случаях интересные цитаты, шутки, уместный анекдот и т. п.
§ 24. Структура и оформление деловой корреспонденции
В предыдущем параграфе было показано значение смысловой части любого вида официальной деловой корреспонденции. Не менее важны и содержание, существо любого частного письма, ибо для переписки в такой же мере верен принцип «встречают по одежке», как и для личного общения. Знакомясь с письмом даже неизвестно-го человека, вы невольно формируете для себя его образ, составляете достаточно четкое представление об интеллекте, уровне образования и культуры, организованности. Вместе с тем и сама «одежка» (обилие опечаток или отсутствие таковых, расположение текста, качество бумаги, используемые формулы вежливости и др.) поможет утвердиться во мнении об отправителе письма. Наличие надлежащей, привычной для большинства деловых людей «светской формалистики», несомненно, сослужит добрую службу, произведет благоприятное впечатление, поможет открыть нужную дверь. Равенство, уважение и корректность — вот, пожалуй, «три кита», на которых должны строиться отношения между отправителем и получателем деловой корреспонденции.
Родиной этикета составления делового письма, прочно вошедшего в современное международное общение, принято считать Англию. Сложившись полтора века назад, формальные правила переписки, внешняя атрибутика корреспонденции практически остались неизменными.
В структурном отношении корректно подготовленное письмо выглядит, как правило, следующим образом:
Адрес отправителя пишется в правом верхнем (либо в левом нижнем) углу и воспроизводится на конверте.
Дата, включающая число, месяц и год написания (как правило, в сокращенном виде не воспроизводится), ставится под адресом отправителя.
Адрес получателя помещается ниже адреса отправителя только в левом верхнем углу письма.
Обращение включает в себя имя, иногда фамилию со словами «Уважаемый господин» или указание официального поста или принятого титула («Уважаемый господин Президент», «Ваше Превосходительство» и др.). Оно располагается немного отступив вниз от адреса получателя и начинается, как правило, на той же вертикали, что и текст письма. В отличие от принятого в русском языке восклицательного знака, после обращения при написании на иностранных языках принято ставить запятую или двоеточие.
Текст письма всегда начинается с красной строки и с заглавной буквы (несмотря на то, что следует после запятой или двоеточия).
Комплимент (заключительная формула вежливости), завершающий письмо, выбирается с учетом адресата и характера переписки. Примеры: «Примите, господин Президент (воспроизводится чаще всего титул, содержащийся в обращении) уверения в моем весьма высоком уважении», «искренне Ваш», «Ваш» и др.
Подпись, удостоверяющая письмо, помещается, естественно в самом конце его.
При оформлении корреспонденции принято придерживаться также следующих правил:
Служебные письма пишутся на чистом бланке или листе бумаги только на лицевой стороне. Внешний вид бланка является своего рода визитной карточкой учреждения; к его оформлению следует отнестись со всей серьезностью.
Если письмо переходит на следующую страницу, то в конце листа нужно поставить «продолжение следует» («continued over», «с.о.»).
Каждая страница (кроме первой) нумеруется арабскими цифрами.
При печатании письма на машинке ширина поля с левой стороны должна быть не менее 2 см. Текст письма печатается через 2 или 1,5 интервала; обращение к адресату пишется без абзаца. Абзацы отделяются друг от друга 2–3 интервалами.
В письме не должно быть каких-либо пометок, инициалов машинистки, номеров телефонов и т. д. Все это допустимо на 2-м или 3-м «деловых» экземплярах письма.
Письмо складывается текстом внутрь. Наиболее важные послания желательно не сгибать, а направлять в больших плотных конвертах; менее официальные можно складывать. Конверты должны быть соответствующего размера.
При отправке поздравительных открыток следует помнить о том, что ставить только подпись принято лишь на официальном поздравлении. Личная открытка должна содержать хотя бы несколько строк подобающего случаю текста.
В высшей степени желательно избегать опечаток в деловой переписке. Но если все же необходимо внести поправки, то делать это надо с помощью специальной корректирующей бумаги или жидкости — флюида (разного рода подчистки с помощью ластика или лезвия неприемлемы для современного письменного этикета).
Современный ритм жизни, развитие принтерных систем приводят к тому, что печатные тексты все чаще применяются в полуофициальной и частной переписке. Несмотря на многие очевидные преимущества такого способа общения (нет нужды, в частности, переживать из-за неразборчивости почерка), следует все же порекомендовать не пренебрегать «дедовскими способами» — пером и чернилами. Печатные тексты неизбежно придают контактам налет официальности, не дают возможности проявиться «личностным» особенностям авторов писем. В то же время написанное от руки послание как бы несет в себе тепло души, помогает сформировать о человеке благоприятное впечатление, создает климат доверительности и уважения. Эти очевидные плюсы явно перевешивают возможные в рукописном материале орфографические и стилистические погрешности. При всех условиях не принято печатать письма, в которых выражаются соболезнование, благодарность, содержатся поздравления с какими-либо событиями в личной жизни.
Определенные трудности возникают иногда при определении пола корреспондента, когда вам известна только его фамилия. В некоторых случаях в ней самой содержится и подсказка. В Исландии, например, фамилия женщины образуется из имени отца и добавления слова «dottir» (дочь), фамилия мужчины — путем добавления «sson» (сын); в странах арабского Востока в длинном ряду имен предков, образующем фамилию, выделяются (разумеется, при знании этой традиции) нужные слова «ибн» (сын) и «бинт» (дочь). Если у адресата имеются специальные звания или титулы, также можно избежать ошибки при употреблении в обращении слов «господин» или «госпожа». Они вполне заменимы на «доктор», «профессор», «генерал» и т. п. Ну и, соответственно, при первичном обмене письмами, чтобы не ставить партнера в трудное положение с определением вашего пола желательно в подписи указать свое имя полностью.
Если после написания письма возникает неотложная необходимость сообщить о событиях, которые произошли позже, то ставятся заглавные латинские буквы P.S. (постскриптум — после написанного) и дописывается необходимая информация. Постскриптум, как правило, не подписывается; в конце его автор ставит свои инициалы. Злоупотреблять этой формой в деловой переписке не принято.
Если к письму прилагаются какие-либо материалы, то они перечисляются в левой нижней части письма на отдельной строке после слова «Приложение». Указание на рассылку копий занимает отдельную строку под приложением. Оно появляется при необходимости направить письмо по нескольким адресам и намерении его автора проинформировать об этом основного адресата.
Важным видом деловой переписки являются телеграммы, породившие особый телеграфный стиль изложения, характерная черта которого состоит в максимальной краткости текста, отказе от обращения (ведь имя получателя указано в адресе), комплимента и ряда других элементов официальной атрибутики. Однако сказанное не догма, и в телеграмме близкому или уважаемому человеку не зазорно воздержаться от излишних сокращений.
В телексах (от англ. слова telex = teletypewriter + exchange — «телетайпный обмен») используются основные реквизиты традиционной корреспонденции (обращения, заключительная форма вежливости), обязательно указывается дата. Однако по краткости смысловой части текста этот вид переписки приближается к телеграфному.
Специальный аппарат телефакс (факс) (от англ. слова fax — сокращение от facsimile) дает возможность передать идентичную копию (тоже называются факсом) любого делового письма, документа и т. п. Поэтому и воспроизводится атрибутика, присущая соответствующим формам переписки.
В последние годы в США, Японии и Европе все большее распространение получает передача информации по компьютерным каналам, когда соответствующий аппарат, как и телефакс, подключается к телефонной сети, а распечатывает информацию после декодирования принтер.
В заключение — о принятых повсеместно сроках ответов на получаемые обращения. Так, на телеграфный запрос необходимо дать ответ до истечения трех дней; на письмо — до 10 дней. Если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение трех дней следует сообщить, что письмо принято к сведению и дать окончательный ответ в течение 30 дней.
Источник