Подписание договоров по нотам

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Возможно ли подписание сторонами договоров с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи путем обмена документами через электронную почту, а не через оператора электронного документооборота?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Договор может быть заключен путем обмена электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью, с использованием электронной почты.

Обоснование вывода:
В силу п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон
В соответствии с п. 2 ст. 434 ГК РФ договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа (в том числе электронного), подписанного сторонами, или обмена письмами, телеграммами, электронными документами либо иными данными. Письменная форма сделки считается соблюденной также в случае совершения лицом сделки с помощью электронных либо иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сделки, при этом требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю. Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон может быть предусмотрен специальный способ достоверного определения лица, выразившего волю (абзац второй п. 1 ст. 160 ГК РФ).
На основании ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» в целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.
В соответствии с ч. 1 ст. 3 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон об электронной подписи) отношения в области использования электронных подписей регулируются Законом об электронной подписи, другими федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, а также соглашениями между участниками электронного взаимодействия. Согласно ч. 1 ст. 6 Закона об электронной подписи информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Ни Закон об электронной подписи, ни другие законы и нормативные акты не предполагают обязательной передачи документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, через оператора электронного документооборота.
Нам не удалось обнаружить материалов судебной практики, посвященных данному вопросу, однако возможность передачи документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, различными способами, не предполагающими участия оператора, предусмотрена рядом действующих нормативных правовых актов. Так, согласно п. 7 Требований к формату изготовленного нотариусом электронного документа, утвержденных решением правления Федеральной нотариальной палаты от 10 июня 2015 г., приказом Министерства юстиции РФ от 29 июня 2015 г. N 155, электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса, передается (представляется) нотариусом лицу, обратившемуся за совершением нотариального действия, способом, согласованным с этим лицом (например, по электронной почте, на отчуждаемых машинных носителях, таких как CD/DVD-ROM, флэш-карты или иные устройства, используемые для хранения информации).
В силу п. 22 Порядка осуществления контроля за эффективностью и качеством осуществления органами государственной власти субъектов Российской Федерации переданных им для осуществления полномочий Российской Федерации в области лесных отношений, утвержденного приказом Минприроды России от 3 июля 2019 г. N 434) о проведении плановой проверки подконтрольный орган может уведомляться посредством электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью и направленного по адресу электронной почты подконтрольного органа.
В соответствии с п.п. 71, 98, 129, 139 Административного регламента Фонда социального страхования Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по регистрации и снятию с регистрационного учета страхователей — юридических лиц по месту нахождения обособленных подразделений, утвержденного приказом ФСС РФ от 22 апреля 2019 г. N 217, электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица территориального органа ФСС РФ, направляются заявителю по адресу электронной почты.
Таким образом, передача электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью посредством электронной почты, без участия оператора электронного документооборота, не противоречит действующему законодательству и допускается в деловой практике. Соответственно, такая форма передачи электронных документов может использоваться и при заключении договора.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Источник

Как безопасно для компании обмениваться сканами договоров

Часто компании обмениваются сканами подписанных договоров по электронке или в мессенджерах. Это быстрее, чем ждать бумажную копию по почте, и дешевле, чем отправлять документы с курьером. Разбираемся, насколько безопасно так работать.

Что говорит закон

По закону компании должны заключать сделки письменно: составлять и подписывать договоры. Можно заключить договор на бумаге и в электронном виде — например, обменяться сканами подписанных документов.

Есть несколько случаев, когда нужен договор на бумаге:

нотариально заверенные сделки;
договоры, которые должны быть зарегистрированы. Например, если заключаете договор на долгосрочную аренду недвижимости — от года.

В остальных случаях закон не требует личной встречи директоров компаний для подписания договора. У обмена сканами такая же сила, как и у бумажного договора. Но есть несколько условий, чтобы сделать все юридически правильно.

Для бухгалтерских документов нужны оригиналы

Бухгалтерские документы должны быть оригиналами или нотариально заверенными копиями.

Минфин говорит, что в исключительных случаях можно хранить сканы первичных документов, но не объясняет, что это за случаи.

Общее правило: если оригиналов нет, налоговая может оштрафовать и не принять расходы к учету по таким документам.

Как сделать скан законным документом

Есть два условия, чтобы обмен сканами договоров был законным.

Установить, что сканы подписанных договоров пришли именно от стороны сделки. Пропишите в договоре адреса электронной почты, ведите переписку и обменивайтесь сканами с них. Лучше, если адрес будет корпоративным: так проще установить, что электронная почта принадлежит той компании, с которой вы заключили договор.

Почту на публичных серверах (mail, gmail, yandex и других) тоже можно использовать, но в этом случае значительно сложнее доказать в суде, что письмо пришло от вашего партнера.

Предприниматель хотел получить деньги за аренду, но суд ему отказал

ИП пытался доказать, что другая компания должно выплатить деньги и неустойку по договору аренды. Договор аренды ИП отправлял на почту catvik@bk.ru.

Арбитражный суд решил, что по почте на публичном почтовом домене нельзя установить, кому она принадлежит. Ведь для создания этого ящика не нужно предъявлять документы — паспорт, свидетельство о регистрации ИП или еще. Можно придумать себе любое почтовое имя, хоть microsoft_official@bk.ru. И никто не попросит подтвердить вашу связь с компанией Microsoft.

Переписку с почты catvik@bk.ru мог вести человек, который не имеет отношения к компании. Эта почта не указана в договоре компании с ИП или открытых данных компании. Нельзя подтвердить документом, что тот, кто переписывался с ИП имел право согласовывать договоры от имени компании.

Суд отказал предпринимателю.

Договор в электронном виде должен храниться. Например, на сервере электронной почты компании или на жестком диске. Не удаляйте письма со сканами договоров из почты. В случае проблем со сделкой вы сможете найти адрес, с которого вам отправили скан, дату получения и сам договор. Это поможет подтвердить вашу правоту в суде.

Как подписать договор без личной встречи, чтобы не было проблем

Есть три способа:

Использовать КЭП.
Записать в договоре, что компании сначала обменяются сканами, а потом отправят подписанные оригиналы почтой.
Вписать в договор, что обмен сканами имеет ту же силу, что и бумажные договоры.

Поставить квалифицированную электронную подпись — КЭП. Получить ее можно только в аккредитованном центре.

Это самый надежный способ подписания электронного договора, подделать КЭП сложно. Но есть неудобства: чтобы подписать документ, у вас и партнера должна быть и КЭП, и система электронного документооборота — ЭДО. Для этого нужно установить программы, купить КЭП и подключить ЭДО.

Даже если у вас и другой стороны есть КЭП и ЭДО, лучше вписать в договор, что каждая сторона обязана следить за конфиденциальностью доступов. Напишите в договоре так:

«Стороны согласовали возможность подписания документов с помощью оператора электронного документооборота. Стороны гарантируют обеспечение конфиденциальности ключей электронных подписей. Сторона, которой стало известно о нарушении конфиденциальности ключа электронной подписи, обязана уведомить другую Сторону о данном факте и отказаться от использования данной подписи».

Записать в договор, что компании сначала обменяются сканами, а потом отправят подписанные оригиналы по почте. Так сможете быстро начать работу и не ждать бумажный оригинал договора. Напишите так:

«Стороны признают надлежащим подписание договора, отчетов, актов, дополнительных соглашений путем обмена отсканированными копиями по электронной почте. Такие документы обладают полной юридической силой до момента получения сторонами оригиналов документов».

Вписать в договор, что обмен сканами имеет ту же силу, что и бумажные договоры. Тогда сканов будет достаточно и оригиналы на бумаге не нужны. В договоре напишите так:

«Стороны признают надлежащим подписание договора, отчетов, актов, дополнительных соглашений путем обмена отсканированными копиями по электронной почте. Такие документы считаются подписанными простой электронной подписью и приравниваются к документам на бумажном носителе».

Как правильно работать по сканам договоров

Вот несколько возможностей подстраховаться при заключении сделки по сканам договоров.

Пропишите в договоре электронные адреса, с которых могут прийти документы. Отслеживайте, чтобы документы приходили именно с них.

Если переписка по сделке будет идти с несколькими сотрудниками, укажите все адреса: менеджера, юриста, бухгалтера и директора. Добавьте в договор такую формулировку:

«Для обмена документами и сообщениями по электронной почте должны использоваться следующие адреса: _________».

Если договорились об обмене сканами, укажите в договоре, что компании отвечают за конфиденциальность доступа к электронной почте. Это значит, что логин и пароль не должны попасть к посторонним. Это обезопасит вас, если в суде другая сторона начнет доказывать, что ее почту украли или взломали. Напишите в договоре так:

«Стороны обязуются сохранять конфиденциальность доступов к электронной почте и не передавать их третьим лицам».

Проверьте, чтобы тот, кто подписывает договор, имел на это право. По умолчанию подписывать документы могут ИП и директор ООО. Если документ со стороны партнера подписывает менеджер по продажам, попросите доверенность и проверьте сроки ее действия.

Доверенность будет выглядеть примерно так. Обратите внимание на ФИО сотрудника, паспортные данные, название компании, вид договоров, которые можно по ней заключать, и срок действия доверенности. На доверенности обязательно должна быть подпись директора и печать

Отправляйте и принимайте сканы с высоким разрешением. Проверьте, чтобы при пересылке почта не сжимала скан. Подпись и печать должны быть хорошо читаемы. Еще лучше, если партнер не только поставит подпись, но и от руки впишет свои ФИО. Тогда в случае суда будет проще провести графологическую экспертизу.

Не отправляйте сканы договоров в пустом письме. Напишите пояснение. Это поможет подтвердить ваши отношения с партнером:

Напишите коротко какие документы отправляете и о какой сделке идет речь.

Плюс стоит подтвердить отправку сканов, например, по СМС:

Напишите, куда отправили сканы документов и какие действия ждете от партнера.

А можно обмениваться сканами через мессенджеры?

В целом, можно, но мы не рекомендуем. В мессенджерах собеседник может удалить свои сообщения в переписке не только у себя, но и у вас. А электронное письмо из чужой почты удалить не получится.

Если все же решили обмениваться документами и обсуждать сделку в мессенджерах, пропишите это в договоре. Напишите так:

«Стороны признают надлежащим согласование всех текущих рабочих вопросов в связи с исполнением договора, в том числе направление писем, запросов и других сообщений по электронной почте и с использованием мессенджеров. При отсутствии доказательств фальсификации такая переписка признается юридически значимой и является надлежащим доказательством при судебном споре».

Как доказательство в суде примут только переписку, которую заверил нотариус. Это правило действует не только для распечаток сообщений из мессенджеров, но и для распечатки переписки по электронной почте.

Суд не принял переписку, которую не заверил нотариус, и отказал компании в иске

В деле № А56-55043/2015 компания «АЛЬКОР ГЕОПРОДЖЕКТС Лимитед» требовала у ООО «Севморгео» 614 320 долларов. Договоренности с партнером «АЛЬКОР» подтверждала распечаткой переписки. Суд ее не принял, потому что она не была заверена нотариусом, и отказал в иске.

Уже работаете по сканам, но не прописали ничего в договоре. Как быть?

Если партнер обменялся с вами сканами договора, а потом говорит, что ничего такого не было, все равно можно подтвердить сотрудничество и заставить его выполнить обязательства.

Закон считает сделку заключенной, если стороны одобрили ее своими действиями: оплатили полный или частичный аванс, подписали акт сверки о задолженности, получили товар, приняли работу или услугу. В таком случае партнеру не удастся доказать, что сделки не было.

Предпринимательница утверждала, что не подписывала договор, а суд признал сделку совершенной и заставил выплатить деньги

В деле № А19-1050/2012 арбитражный суд обязал ИП Мартынову выплатить ООО «Домик» 300 000 ₽ долга и 9000 ₽ за просрочку. ИП Мартынова пыталась доказать, что договор не заключала. Но контрагент показал платежку, которая подтверждала, что ИП Мартынова внесла аванс по этому договору. Суд счел это одобрением сделки.

Можно подтвердить законность сделки, даже если скан договора пришел с несогласованного адреса. Достаточно переписки с почты, которая размещена на домене компании.

Письмо со сканом пришло не с согласованного адреса, но его все равно признали законным

В деле № Ф06-1047/2015 ООО «Стройдом» пытались признать сделку с ООО «Химсталькон-Инжиниринг» недействительной. Скан договора отправили не с почты ivanov@himstalcon.ru, которая была прописана в договоре, а с почты kosova@himstalkon.ru. В остальном же договор был оформлен верно. «Химсталькон-Инжиниринг» предоставил документы на домен, и суд признал сделку законной.

Если вы с партнером уже работали по сканам, суд может признать новый договор законным.

Компания не хотела платить неустойку, потому что документы отправили по электронке. Суд с ней не согласился

В деле № Ф07-1046/2016 ЗАО «Вытегралесторг» отказывалось платить неустойку ИП Роздухову. Компания утверждала, что по электронке ничего не получала и не согласовывала такой порядок обмена документами. Суд установил, что по электронной почте и раньше отправляли договоры, счета-фактуры, прайс-листы. Это привычный способ обмена по электронке компаний, а значит и договор законный.

Главное

По сканам договоров можно безопасно работать, если:

В договоре прописаны адреса электронной почты, с которой ведется официальная переписка. Идеально, если почта находится на домене компании.
У человека, который подписывает договор, есть на это право. Например, доверенность.
Электронные копии документов хранятся на жестком диске или сервере.

По сканам нельзя:

Подписывать договоры, которые по закону должны быть удостоверены нотариусом или пройти регистрацию.
Подписывать бухгалтерские документы.

Источник